ASD Promotion automatise la facturation grâce à une solution d'IA

Le client, ASD Promotion, était confronté à l’arrêt du développement de pdf2Data par Apryse, impactant directement leur processus de traitement de documents logistiques. Suite à cette cessation, l’alternative recommandée, LeadTools, offrait la possibilité de gérer les mêmes 40 fournisseurs que l’ancienne solution, avec la possibilité d’en ajouter quelques autres. Il n’était toutefois pas garanti que les cas les plus complexes de factures pourraient être pris en charge par cette nouvelle solution.

De plus, l’entreprise souhaitait étendre le traitement à 250 fournisseurs, exigeant de nouvelles options pour répondre aux besoins d’évolutivité et d’efficacité, en particulier pour les opérations financières.

Pour le fournisseur d’articles promotionnels de Delson, l’objectif était clair : repousser les limites pour atteindre une automatisation complète, tout en maintenant une efficacité et une précision optimales.

• Transition de pdf2Data : Trouver une solution alternative qui permettrait de traiter efficacement un plus grand nombre de fournisseurs.
• Automatisation et évolutivité : Assurer le traitement automatisé de toutes les factures, réduisant ainsi les tâches manuelles et les erreurs.
• Amélioration de la précision : Minimiser les erreurs humaines liées à la saisie manuelle des données.

Face aux défis et aux objectifs ambitieux d’ASD Promotion, la réponse résidait dans une approche innovante. Openmind a ainsi proposé une solution IA intégrée, alliant flexibilité et performance.

Avant : processus avec pdf2Data
Le traitement des factures reposait sur des configurations manuelles et des templates spécifiques par fournisseur, limitant la prise en charge à 40 fournisseurs. Ce processus individuel était chronophage et nécessitait des interventions manuelles fréquentes, entraînant des délais et un risque accru d’erreurs.

Une solution basée sur l’intelligence artificielle (IA) a été déployé pour automatiser le traitement des factures tout en répondant aux exigences élevées de précision et d’efficacité. Cette solution comprend plusieurs éléments clés :

• Traitement automatisé des factures
  – Gain de temps : Réduction du temps de traitement à environ 30 secondes par facture, ce qui libère des ressources pour des tâches à plus forte valeur ajoutée.
  – Validation des données par intelligence artificielle : L’IA saisit et pré-valide les informations, offrant un haut niveau de précision, bien qu’une intervention manuelle reste parfois nécessaire, surtout pour des caractères similaires.

Toutes les factures passent néanmoins par l’application C-Brio, ce qui, même avec des ajustements manuels, permet un gain de temps significatif. Actuellement, les factures sont toujours vérifiées dans l’application avant d’être envoyées manuellement dans Acomba, assurant une double validation pour minimiser les erreurs.

• Capacité évolutive pour un plus grand nombre de fournisseurs
  – Passage de 40 à 250 fournisseurs pris en charge, répondant ainsi à la demande du client d’augmenter la couverture des factures sans nécessiter un coût additionnel majeur ou une intervention constante de l’équipe TI.
  – Elimination du traitement papier, avec toutes les factures directement intégrées dans le système Acomba pour la facturation et la gestion comptable​.

• Optimisation des coûts
  – L’ancienne solution pdf2Data coûtait environ 10 000 CAD par an, avec des coûts de transition estimés à 25 000 CAD pour une mise à jour.
  – La solution IA a entraîné un coût fixe de 3 000 CAD pour la gestion du traitement et des frais de 15 000 CAD pour la mise à jour et l’intégration au système existant.

• Efficacité opérationnelle : les processus de facturation sont considérablement accélérés, permettant aux employés de se consacrer à des tâches à plus haute valeur ajoutée.

• Satisfaction client : la rapidité et la précision accrues du traitement des factures renforcent la relation client.

• Réduction des coûts : les économies sur les frais de maintenance et de mise à jour de la solution se traduisent par un retour sur investissement tangible pour ASD Promotion​.

L’intégration de l’IA a transformé le processus en automatisant le traitement pour plus de 250 fournisseurs. Les factures sont désormais gérées via une extraction intelligente et un processus unifié, réduisant significativement les interventions manuelles et améliorant la rapidité et l’efficacité.

Avec l’adoption de cette solution sur mesure, le distributeur de matériels promotionnels a non seulement surmonté un défi technologique, mais a également transformé ses processus de facturation de manière durable et rentable.

Ce projet illustre comment l’IA peut transformer des opérations clés en apportant flexibilité et évolutivité, des qualités bien au-delà des capacités des solutions traditionnelles. ASD Promotion est désormais mieux outillé pour poursuivre sa croissance, avec des processus optimisés et une base solide pour de futures innovations et intégrations.