Automatisation des certificats matière
Comment deux distributeurs d'acier se dotent d'une solution pour automatiser le traitement de leurs certificats matière (Mill Test Reports) : une plateforme développée par Openmind à partir de Claude par Anthropic.
Le projet en chiffres
Le certificat arrive par courriel
Les champs utiles sont lus, peu importe la langue
Une personne confirme chaque document
Par numéro de coulée ou code produit
Dossier consolidé transmis au client
Le contexte
Dans l'industrie de l'acier, chaque coulée de matière première produite par un moulin est accompagnée d'un Mill Test Report (MTR): un certificat signé par un chimiste, attestant de la composition et des propriétés du métal. Ce certificat doit ensuite suivre la matière tout au long de la chaîne, du moulin au distributeur, puis jusqu'au client final, qui doit pouvoir en rendre compte si un problème survient.
Pour les distributeurs, ce suivi est particulièrement complexe : un lot de pièces livré à un client ne provient pas toujours d'une seule coulée, et une même coulée peut se retrouver dans plusieurs lots différents. Sans système structuré, chaque certificat reçu par courriel devait être vérifié manuellement, puis classé dans un dossier, sans aucune possibilité de recherche à l'intérieur des PDF eux-mêmes.
Pour l'une des deux entreprises, l'enjeu était devenu urgent : la personne responsable de cette tâche depuis plusieurs années s'apprêtait à prendre sa retraite, sans relève formée. Un travail jugé essentiel, puisqu'il touche à la conformité et à la qualité du matériel, mais peu valorisant et difficile à pourvoir.
Plutôt que de développer chacune sa propre solution, les deux entreprises ont choisi de cofinancer une solution commune, développée par Openmind à partir d'un prototype déjà fonctionnel, pour accélérer sa mise en place et en réduire les risques.
La solution
Plutôt que de repartir de zéro, les deux entreprises ont choisi de cofinancer une solution déjà éprouvée, développée par Openmind (Code&Steel), et d'en orienter l'évolution par leurs retours de terrain.
La solution s'installe en amont des systèmes existants, sans les remplacer. Elle surveille une boîte courriel dédiée : dès qu'un Mill Test Report y est reçu, le document est automatiquement pris en charge, peu importe la langue. Elle traite aussi les documents numérisés, avec un niveau de fiabilité suivi séparément pour le natif et le scanné.
Une intelligence artificielle extrait uniquement les informations réellement utiles à la recherche : le numéro de coulée (heat number), les lignes de produits associées, le numéro de certificat, le nom du fournisseur et la date de production du rapport. Le reste de l'information, moins pertinent au quotidien, n'est pas extrait : l'objectif n'est pas de tout numériser, mais de rendre rapidement trouvable ce qui compte.
Chaque document reste validé par une personne avant d'être classé ou transmis : la validation humaine fait partie intégrante du processus et confirme, à chaque étape, l'exactitude de la reconnaissance automatique. La solution peut aussi masquer automatiquement les informations non pertinentes ou confidentielles avant un partage à l'externe, une fonctionnalité ajoutée en cours de projet à la suite des retours des deux entreprises.
Concrètement, la solution permet de :
Recevoir et prendre en charge automatiquement les Mill Test Reports envoyés par courriel
Extraire par intelligence artificielle les informations clés, quelle que soit la langue du document
Rechercher instantanément un certificat par numéro de coulée (heat number) ou par code produit
Valider chaque document par une personne avant son classement ou son envoi
Masquer automatiquement les informations non pertinentes ou confidentielles avant la transmission à un tiers
Archiver l'ensemble des certificats de façon centralisée et consultable
Assembler plusieurs certificats en un seul document consolidé, en sélectionnant les coulées à inclure
Transmettre le document au client final par courriel, directement depuis la solution
Résultats et avenir
Les deux entreprises ont contribué à chaque étape du projet : la prise de besoins initiale, les tests en cours de développement, puis les ajustements de priorités. La fonctionnalité de masquage automatique de l'information, par exemple, n'était pas prévue au départ, elle a été ajoutée en cours de route à la suite de leurs retours de terrain.
La solution a été conçue comme une fondation modulaire, capable d'évoluer au rythme des besoins réels : intégration éventuelle aux systèmes ERP existants, ajout de nouvelles fonctionnalités priorisées avec les utilisateurs, et déploiement possible auprès d'autres distributeurs du secteur, au Canada comme aux États-Unis.
Cette solution est conçue pour transformer une tâche manuelle, répétitive et à risque en un processus fiable, rapide et évolutif, ajusté aux besoins réels du terrain.
Développée par Openmind en cycles courts et cofinancée par les deux entreprises participantes, la solution est passée d'un prototype fonctionnel à une plateforme prête pour un déploiement en production, nourrie à chaque étape par les retours de terrain de ses futurs utilisateurs.
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