Exemple de tableau de bord de gestion du contrôle des coûts

Dans cet article, nous explorons une étude de cas détaillée d'une entreprise fictive qui souhaite améliorer la gestion de ses coûts. Apprenez à évaluer si les objectifs financiers et le suivi des dépenses sont atteints à l'aide d'outils de tableau de bord efficaces. Découvrez des stratégies pour optimiser le suivi budgétaire, analyser les flux de trésorerie et suivre les indicateurs clés de performance (KPI). Ce guide complet offre des informations précieuses aux entreprises qui cherchent à améliorer leurs rapports financiers et à atteindre leurs objectifs budgétaires.

Le contexte

Le suivi budgétaire est une priorité pour toute entreprise qui souhaite garantir le bon déroulement de ses activités. Pour assurer un suivi continu, voire des contrôles périodiques, les responsables financiers doivent disposer de toutes les informations financières de l'entreprise afin de pouvoir effectuer des analyses approfondies et prendre les décisions qui s'imposent. Mais dans la réalité, ces responsables ont-ils réellement accès à ce type de données ?

En réalité, ces personnes n'ont parfois qu'une idée approximative des coûts et des revenus de l'entreprise, ce qui conduit à des prises de décision approximatives basées sur une analyse financière peu fiable.

Alors, comment éviter cela ? En utilisant un tableau de bord de suivi des coûts.

Le tableau de bord de suivi des coûts est un outil stratégique qui aide à définir et à évaluer la réussite financière d'une entreprise.

Grâce à ce type de tableau de bord, l'équipe de direction de l'entreprise dispose de toutes les informations nécessaires pour mettre en place des stratégies : elle utilise des informations factuelles, à la fois quantifiables et justifiables, pour prendre des décisions stratégiques plus éclairées.

Afin de suivre plus efficacement la santé financière et la réalisation des objectifs, l'entreprise dispose d'un outil permettant de comparer facilement et en temps réel les prévisions budgétaires et les objectifs. Ces informations peuvent aider à identifier les écarts et leurs causes, afin que l'entreprise puisse adapter sa stratégie à la réalité.

L'entreprise a suivi les étapes ci-dessous pour développer le tableau de bord.

Objectifs

L'objectif principal d'un tableau de bord de suivi des coûts est de gérer efficacement les flux de trésorerie.

Cela signifie :

• Évaluer la situation financière d'une entreprise en un coup d'œil ;
• Identifier rapidement les anomalies potentielles en mettant en évidence les écarts significatifs par rapport au budget prévu et aux recettes estimées,
• Identifier les tendances de manière préventive plutôt que réactive ;
• etc.

Le tableau de bord de suivi des coûts doit permettre à l'entreprise de répondre aux questions suivantes :

• Les tendances budgétaires correspondent-elles aux prévisions en ce qui concerne le calendrier ?
• Quels départements dépensent plus que prévu ?
• Devrions-nous revoir nos estimations à la hausse ou à la baisse ?
• Quel est le retour sur investissement prévu ?
• etc.

Le tableau de bord aide l'entreprise à atteindre et dépasser ses objectifs financiers en optimisant les coûts et les dépenses.

indicateurs clés de performance

• Pourcentage de marge brute ;
• Pourcentage de marge d'exploitation ;
• Ratio des charges d'exploitation ;
• Pourcentage de marge bénéficiaire nette ;
• Écarts de coûts ;
• Variations des revenus.

Agrégation et traitement des données

Toutes les données utiles pour le projet sont stockées dans une base de données, qui a été créée précédemment par l'équipe à partir d'une modélisation des données provenant de différents entrepôts de données.

Quelles informations seront présentées ?

Le tableau de bord comporte deux sections principales :

Le premier résume les profits et les pertes de l'entreprise.

• Indicateurs clés de performance : résultats quantitatifs liés aux finances de l'entreprise ;
• Modifications et détails des coûts d'exploitation au cours des 12 derniers mois ;
• Évolution des bénéfices au cours des 12 derniers mois ;
• Tableau récapitulatif du compte de résultat.

Le second couvre les écarts entre les coûts et les objectifs de l'entreprise.

• Certains graphiques montrent l'écart entre les estimations et la réalité ;
• D'autres fournissent un résumé des coûts et des recettes estimés par rapport à la réalité.

Mise en forme et affichage

Pour faciliter la lecture et la navigation, le tableau de bord des coûts est divisé en deux sections réparties sur deux pages. Les indicateurs clés de performance (KPI) importants apparaissent en haut de la page, puis sont présentés sous forme de tableaux et de graphiques, comme illustré ci-dessous.

Choisir l'outil

L'entreprise a choisi d'investir dans un programme personnalisé afin de s'assurer que le logiciel réponde réellement à ses besoins. Elle a également décidé de faire appel à une équipe externe pour gérer son infrastructure informatique, ce qui lui permet de se concentrer à 100 % sur ses activités principales.

Présentation des résultats

Page 1 : Profits et pertes

Cette section présente différentes méthodes d'optimisation visant à augmenter les bénéfices : en augmentant les revenus, en réduisant les coûts, ou les deux.

Page 2 : Écart de recettes et de coûts

Cette partie du tableau de bord permet de visualiser facilement les écarts et leurs causes, afin que les différents niveaux de direction puissent les évaluer et discuter directement des mesures à prendre pour résoudre les problèmes.

Mettez-vous sur la bonne voie grâce au tableau de bord de suivi des coûts

Les dirigeants ont rapidement trouvé les informations importantes dans le tableau de bord pour discuter de l'avenir stratégique de l'entreprise :

• Le budget doit-il être adapté en fonction de la saison ?
• Devrions-nous ajuster la répartition du budget ?
• Devrions-nous investir dans de meilleures machines, compte tenu de l'entretien requis pour les machines actuelles ?

Au final, toutes ces questions provenaient des données du tableau de bord de suivi des coûts et ont clairement donné à l'entreprise une bonne vue d'ensemble, lui permettant ainsi de prendre des décisions qui stimuleront sa croissance. Les outils de veille économique sont essentiels à l'efficacité et à la précision opérationnelles.

Pour en savoir plus sur les avantages liés à l'utilisation de tableaux de bord dans le secteur manufacturier, consultez notre article intitulé « Les 8 avantages d'un tableau de bord pour une entreprise manufacturière ».