Logiciels personnalisés ou prêts à l'emploi : quels sont les avantages pour votre entreprise ?

Il n'est pas rare qu'une entreprise utilise des dizaines, voire des centaines de logiciels, généralement pour automatiser des tâches qui étaient auparavant effectuées manuellement.

Il existe deux grands types de logiciels pour les entreprises :

• les logiciels ayant une large portée commerciale (communément appelés « logiciels tablettes » ou « logiciels standards »)
• les logiciels développés « sur mesure » qui sont conçus spécifiquement pour une entreprise ou une organisation particulière (également appelés « logiciels personnalisés »)

Les deux types de logiciels présentent des avantages et des inconvénients, et il peut être difficile de déterminer lequel correspond le mieux aux besoins de votre entreprise.

D’une part, les logiciels standards sont souvent plus abordables que les logiciels personnalisés, car ils bénéficient généralement d’une large base d’utilisateurs, ce qui permet de réduire les coûts pour toutes les personnes concernées.

Cependant, les logiciels personnalisés présentent également de nombreux avantages. Ils peuvent être adaptés précisément à vos besoins et exigences spécifiques, ce qui les rend plus efficaces pour atteindre vos objectifs commerciaux, et ils peuvent évoluer au fil du temps, à mesure que votre entreprise se développe. Cela vous permet d'optimiser l'automatisation et la rentabilité de vos opérations.

Les facteurs à prendre en considération comprennent la taille et la complexité de votre entreprise, la nature de vos activités et leurs exigences particulières, ainsi que vos contraintes budgétaires, vos contraintes de temps et la disponibilité des ressources/employés clés.

Nous recommandons généralement aux entreprises d'examiner attentivement les solutions logicielles existantes sur le marché afin de déterminer celles qui répondent à leurs besoins. La personnalisation est une option qui peut rapidement entraîner une augmentation considérable des coûts. Il est important de ne pas réinventer la roue.

Voici le premier principe à garder à l'esprit lorsque vous prenez votre décision : si vous trouvez un logiciel qui semble répondre à 80 % de vos besoins, nous vous recommandons vivement d'explorer cette piste en priorité. Assurez-vous d'obtenir de bonnes références auprès des clients existants et, surtout, mettez vos exigences par écrit avant de faire votre choix final.

Mais dans quels contextes le développement de logiciels est-il préférable aux logiciels commerciaux à grande échelle ?

Voici 6 situations dans lesquelles un logiciel personnalisé sera plus avantageux pour votre organisation :

Cas n° 1 : vous disposez de plusieurs applications « tablette » qui ne communiquent pas entre elles.

De nombreuses entreprises dans divers secteurs utilisent une approche « best-of-breed », qui consiste à employer plusieurs progiciels hautement spécialisés pour répondre à des besoins commerciaux spécifiques. Cette pratique est de plus en plus courante.

Dans ce cas, la solution consiste à développer un système de synchronisation des données entre ces logiciels, souvent appelé « pont de données ». Cette approche vous permet de tirer parti des avantages des solutions ultra-spécialisées tout en synchronisant de manière transparente les données entre toutes vos applications logicielles.

L'un des principaux avantages de cette approche est qu'une fois le système de synchronisation des données mis en place, il devient facile de créer des couches logicielles personnalisées sur cette base. Cela vous permet généralement de :

• Générez facilement des rapports KPI en temps réel visuellement attrayants qui agrègent les données de tous les systèmes.
• Intégrez des fonctionnalités supplémentaires aux systèmes existants, même s'ils ne sont pas intrinsèquement personnalisables.

Il existe certains systèmes de pont de données « tablette », tels que Zapier et IFTTT. Nous vous recommandons de consulter ces alternatives avant de développer des solutions personnalisées pour interconnecter vos systèmes. Une fois encore, il n'y a aucun intérêt à réinventer la roue. Si la fonctionnalité que vous recherchez est déjà disponible dans des systèmes tels que Zapier et IFTTT, il est probablement préférable de choisir cette option dans un premier temps. Une fois que vous aurez atteint les limites de ces systèmes, la personnalisation se fera d'elle-même.

Cas n° 2 : vous avez atteint la limite des fonctions disponibles pour le logiciel de tablette que vous avez choisi.

Si vous êtes une entreprise qui cherche à innover en permanence, il y a de fortes chances que vos ambitions soient freinées par les fonctionnalités des systèmes que vous utilisez. Deux options s'offrent à vous :

• Demandez au fournisseur de logiciels de personnaliser son logiciel pour vous.
• Passez en mode « personnalisé » pour ajouter de nouvelles fonctionnalités.

Les problèmes que nous rencontrons généralement avec la première option, qui consiste à demander à votre fournisseur de logiciels standard de personnaliser son produit pour vous, sont généralement les suivants :

1) Le fournisseur ne souhaite pas créer de personnalisations dans le logiciel qu'il vous a fourni.

Le développement de logiciels à grande échelle diffère considérablement du développement de systèmes personnalisés, tout comme on pourrait comparer un constructeur de maisons préfabriquées à un constructeur de maisons haut de gamme sur mesure. Leurs méthodes et leur expertise ne sont pas interchangeables. Les fournisseurs de logiciels standard ont du mal à maintenir des branches de code personnalisées tout en préservant un noyau logiciel commun, ce qui représente une tâche de gestion fastidieuse à long terme. Si les développeurs de logiciels standard peuvent initialement utiliser cette approche pour financer leurs activités, elle peut entraver la croissance et poser des difficultés opérationnelles avec les clients et les employés de production. La personnalisation d'un logiciel standard signifie souvent passer à côté des mises à jour futures, perdre les avantages du logiciel standard et faire face à des inconvénients supplémentaires.

2) Le fournisseur le souhaite, mais n'a jamais le temps...

Nous voyons très souvent ce scénario, où le développeur du logiciel standard indique que la fonctionnalité « célèbre » souhaitée par le client sera bientôt disponible. Trop souvent, cette fonctionnalité finit par s'ajouter à une charge de travail déjà surchargée, et le développeur ne parvient jamais à s'en occuper. Et lorsqu'il y parvient enfin, il arrive très souvent que les besoins aient changé entre-temps, ou que la fonctionnalité finale ne corresponde pas à ce que le client attendait, car le développeur doit développer pour « tous ses clients », et non pour un seul. Comment éviter ce problème ? Il suffit de poser les questions suivantes au fournisseur de logiciels :

De nombreux clients ont déjà vu leurs fournisseurs de logiciels standard promettre des personnalisations lorsqu'ils « auront le temps ». Malheureusement, dans plus de 95 % des cas, ces personnalisations ne se concrétisent jamais. C'est un phénomène courant. Les fournisseurs de logiciels donnent la priorité aux demandes qui profitent à « tout le monde » plutôt qu'aux clients individuels. Certains clients financent même des fonctionnalités « pour tous », reléguant les demandes personnalisées au bas de la liste des priorités du fournisseur. Par conséquent, vos demandes sont souvent traitées en dernier.

3) Le fournisseur nous tient toujours en haleine avec la fameuse fonctionnalité à venir.

Nous voyons très souvent ce scénario, où le développeur du logiciel standard indique que la fonctionnalité « célèbre » souhaitée par le client sera bientôt disponible. Trop souvent, cette fonctionnalité finit par s'ajouter à une charge de travail déjà surchargée, et le développeur ne parvient jamais à s'en occuper. Et lorsqu'il y parvient enfin, il arrive très souvent que les besoins aient changé entre-temps, ou que la fonctionnalité finale ne corresponde pas à ce que le client attendait, car le développeur doit développer pour « tous ses clients », et non pour un seul. Comment éviter ce problème ? Il suffit de poser les questions suivantes au fournisseur de logiciels :

• En combien de sprints de développement la fonctionnalité est-elle prévue ?
• Cette fonctionnalité spécifique fait-elle partie d'une étape clairement définie ?
• Est-il possible de voir l'histoire utilisateur de la fonctionnalité ?
• Est-il possible de voir les maquettes fonctionnelles de la fonctionnalité ?

Si le fournisseur de logiciels ne répond pas de manière convaincante à ces quatre questions, il existe un risque très réel que les fonctionnalités que vous souhaitez voir développées dans le logiciel ne soient jamais réellement développées et livrées sur votre écran.

Cas n° 3 : aucun des logiciels standard de votre secteur ne répond vraiment à vos besoins

Cas intéressant. Vous avez examiné toutes les options connues et moins connues du marché, mais aucune ne semble répondre à vos critères, que ce soit en termes de fonctionnalité, de service ou de qualité ?

Que faire ? Eh bien, le sur-mesure n'est malheureusement pas la bonne solution dans ce cas.

La première chose à considérer est de savoir si le développement de logiciels personnalisés peut :

• Être une opération rentable pour vous
• Vous donner un avantage considérable sur la concurrence

Pour ce faire, vous devez disposer d'une estimation du budget de développement nécessaire pour atteindre vos objectifs et, parallèlement, garder à l'esprit qu'un budget de maintenance du système sera nécessaire au fil du temps, soit environ 10 % du coût annuel de développement.

Vous devez ensuite calculer si le volume de vos opérations et les avantages par opération sont suffisamment élevés pour justifier un développement personnalisé.

Dans certains cas, il peut être possible de poursuivre un développement personnalisé même si la rentabilité absolue ne semble pas être au rendez-vous. Cependant, l'avantage ou le bénéfice par rapport à la concurrence doit être suffisamment important pour justifier cette décision. Exemple : vous développez une nouvelle plateforme pour améliorer le service client. Elle ne sera pas directement rentable, mais si aucun autre concurrent ne le fait, elle peut devenir un avantage considérable par rapport à la concurrence.

Si la rentabilité ou les bénéfices sont élevés, la personnalisation est une bonne option à envisager.

Plusieurs critères de réussite doivent être consignés par écrit et respectés afin de garantir le succès du développement d'un logiciel personnalisé. Assurez-vous de choisir le bon partenaire.

Cas n° 4 : Je dispose déjà d'un logiciel personnalisé et je ne veux pas perdre mon avantage concurrentiel.

Avez-vous fait développer un logiciel sur mesure qui vous donne un avantage considérable sur la concurrence ?

Il est possible de moderniser votre application, bloc par bloc, tout en limitant l'impact sur vos opérations. Cela rend beaucoup moins risqué pour votre entreprise d'entreprendre un développement personnalisé dans une optique de modernisation, afin de conserver votre avantage concurrentiel.

Cas n° 5 : Je dispose déjà d'un logiciel personnalisé basé sur une technologie ancienne ; je ne souhaite pas que mon activité soit paralysée pendant 18 à 36 mois à cause d'un transfert de système.

Nous voyons souvent des entreprises décider d'abandonner leurs logiciels développés sur mesure et de migrer vers des solutions standard, ce qui les confronte à un problème important : un « gel » de leurs activités pendant 18 à 36 mois. Cette transition peut entraîner un chaos opérationnel au sein de l'organisation, comme cela s'est produit avec Phénix Payroll Systems and Services et la SAAQ au Québec.

Plusieurs entreprises ont frôlé la faillite à cause de ces migrations. Au Canada, par exemple, l'échec de Target a été attribué en partie à sa tentative de mettre en œuvre un logiciel standard au lieu d'importer son logiciel personnalisé des États-Unis. La complexité et l'inadéquation du système ont entraîné un chaos logistique, des rayons vides et le mécontentement des clients.

Lorsque vous passez d'un logiciel personnalisé à un logiciel standard, n'oubliez pas qu'il faut généralement compter entre 12 et 18 mois pour retrouver une vitesse opérationnelle optimale, ce qui se traduit souvent par une baisse ou une perte des bénéfices d'exploitation pendant cette période. Veillez à en tenir compte dans vos calculs.

Cas n° 6 : vous avez une idée pour un produit technologique ou numérique qui n'existe pas encore.

Uber, Facebook, Hubspot, etc. sont autant d'idées de produits technologiques qui ont été développées au fil du temps pour devenir des produits aboutis.

Vous avez une idée à développer ? Les solutions sur mesure sont généralement la meilleure option.

Cependant, il est important d'avancer de manière intelligente. Nous recommandons vivement de réaliser une étude de marché approfondie, des études de faisabilité et des maquettes interactives avant de développer la moindre ligne de code.

Cela réduira vos risques et augmentera vos chances de réussite.

Vous ne devriez pas choisir le développement de logiciels personnalisés par défaut. Vous devriez d'abord vérifier s'il existe déjà quelque chose qui répond à vos besoins, afin de ne pas réinventer la roue. Si une telle option n'existe pas, vous devrez évaluer vos besoins, ainsi que votre capacité à assumer les coûts associés à la mise en place d'un tel produit dans votre entreprise.

Cependant, dans certains cas, cela peut être un moyen extrêmement efficace de réduire les risques et de garder une longueur d'avance sur la concurrence en fournissant des solutions uniques qui répondent à vos besoins et exigences spécifiques. Que vous ayez une idée pour un nouveau produit technologique ou que vous souhaitiez moderniser des systèmes existants à l'aide de nouvelles technologies, travailler avec un partenaire de confiance peut vous aider à garantir le succès et un retour sur investissement maximal. Si vous envisagez de vous lancer et avez besoin d'un partenaire, assurez-vous de faire vos recherches, de consulter des experts et de choisir le partenaire qui correspond le mieux à vos besoins spécifiques.

Lorsque vous devez choisir entre un logiciel personnalisé ou un logiciel standard, il est important de comprendre les avantages spécifiques que les solutions personnalisées peuvent apporter à votre entreprise. Notre guide détaillé intitulé « 7 raisons pour lesquelles une entreprise a besoin d'une programmation personnalisée » fournit des informations précieuses sur la manière dont la programmation personnalisée peut améliorer l'efficacité, l'évolutivité et l'innovation en fonction de vos besoins spécifiques.