6 étapes pour préparer le transfert d'un fournisseur de développement logiciel

Avant de changer de fournisseur de développement logiciel, il est important de vous poser les bonnes questions sur les raisons qui vous poussent à changer. Il peut s'agir de coûts élevés, de problèmes de qualité, d'un manque d'évolutivité ou de compétences spécialisées, de retards fréquents, d'un service client insatisfaisant, du besoin de nouvelles technologies, de litiges contractuels ou d'un changement d'orientation stratégique. La clé d'une transition réussie vers un partenaire logiciel de haute qualité réside dans une évaluation approfondie de vos motivations.

Une fois que vous avez défini ce qui ne vous plaît pas dans votre situation actuelle, il est temps de dresser une liste de vos objectifs afin de définir clairement ce que vous recherchez chez votre nouveau partenaire idéal. Que souhaitez-vous gagner ? Recherchez-vous un partenaire doté de meilleures compétences techniques ? Ou peut-être recherchez-vous une meilleure méthodologie agile chez votre futur partenaire ?

Pour garantir une collaboration fructueuse avec votre nouveau partenaire, il est essentiel de dresser une liste exhaustive d'objectifs, qui vous permettra de définir précisément vos exigences dès le départ.

Avant de lancer votre projet, rédigez une fiche technique résumant les éléments essentiels de votre logiciel. Renseignez-vous sur son environnement et les personnes impliquées dans le projet. N'oubliez pas de vérifier les droits de propriété intellectuelle de l'application et du code.

Ensuite, renseignez-vous sur les fournisseurs de logiciels tels que les systèmes ERP (Enterprise Resource Planning) ou les systèmes comptables, et indiquez le langage informatique, la version, le cadre et les informations relatives à la base de données utilisés par votre logiciel.

Enfin, procédez à un audit du code afin d'évaluer la nécessité d'une réécriture. Certaines parties du logiciel peuvent être difficiles à maintenir ou à faire évoluer. Les failles de sécurité et les mises à jour obsolètes peuvent également nécessiter des ajustements.

Enregistrez toutes ces informations dans la fiche technique de votre logiciel pour une reprise efficace du projet.

Assurez-vous de connaître précisément les droits d'accès dont vous disposez sur vos logiciels actuels, car cela est essentiel pour une transition en douceur. Par exemple, si vous utilisez SendGrid pour envoyer des e-mails, vous devrez disposer des droits d'accès appropriés à ces comptes afin de les transférer à votre nouveau partenaire. Vous devez également connaître le niveau d'accès dont vous avez besoin pour le logiciel : est-il uniquement accessible en interne, ou fonctionne-t-il uniquement sur les tablettes ou les téléphones portables ? Le logiciel réside-t-il sur des serveurs internes ou chez un hébergeur externe ?

Rassemblez toutes ces informations dans la documentation disponible, afin que votre futur partenaire comprenne parfaitement ce qui a déjà été fait et quelles sont les attentes du projet. La clé ici est une communication efficace.

En évaluant minutieusement votre logiciel dès maintenant, vous gagnerez du temps et éviterez des surprises coûteuses à l'avenir.

Dans la plupart des cas, votre futur fournisseur vous présentera un analyste commercial qui vous aidera à rassembler toutes les informations nécessaires au transfert. Cet analyste sera chargé de recueillir en amont toutes les informations nécessaires : comment fonctionne le logiciel, quelles sont ses fonctionnalités et comment elles sont utilisées. L'analyste dressera également la liste des informations que vous devez ajouter ou supprimer du logiciel existant.

C'est à ce stade que vous devez mettre en évidence les bogues et les demandes d'assistance les plus fréquents que vous avez avec votre fournisseur actuel, car ce sont potentiellement les premiers éléments auxquels votre futur fournisseur devra faire face. Le fait d'annoncer ces éléments dès le début de la relation permettra à votre nouveau fournisseur de logiciels de comprendre où vous aurez le plus besoin d'assistance et de pouvoir vous aider dans ces domaines.

En suivant les étapes ci-dessus, élaborez un plan d'action en gardant à l'esprit un aspect essentiel : le coût. Établissez un budget basé sur les coûts de maintenance prévus, les ajouts prévus et le temps alloué à l'assistance et aux mises à jour logicielles. Vous devrez également estimer votre budget, soit au début du projet, soit de manière échelonnée dans le temps. Ensuite, établissez un plan de migration entre l'ancien et le nouveau fournisseur, avec un calendrier détaillant le nombre d'heures de travail prévues pour chaque période. Définissez clairement les rôles et les responsabilités entre les fournisseurs à l'aide de l'outil de gestion de projet RACI. Chaque partie prenante interne saura précisément ce que l'on attend d'elle et sera tenue informée de l'avancement du projet.

Enfin, désignez la ou les personnes chargées de valider la fin du transfert de votre projet afin d'éviter toute confusion éventuelle.

N'oubliez pas de documenter qui sera concerné par cette reprise interne du projet. Vous pouvez créer un registre dans lequel vous indiquerez qui est concerné par le projet, comment et quand. Vous devez également prévoir un calendrier indiquant les périodes de suspension du service pendant le transfert du projet, afin que les collaborateurs internes en soient informés et puissent bénéficier d'une solution alternative. En conclusion, pour que le transfert de votre logiciel soit couronné de succès, identifiez clairement vos motivations et vos objectifs futurs. Fournissez une fiche technique du projet et élaborez un plan d'action impliquant tous les acteurs avec leurs rôles et responsabilités, puis planifiez des entretiens avec un analyste commercial qui vous aidera à avancer dans le calendrier de votre projet.

Si vous vous préparez à une transition de projet logiciel, il est essentiel de prendre également en compte le contexte plus large de la collaboration avec un partenaire de confiance. Consultez notre article intitulé « Travailler avec un partenaire de modernisation logicielle : meilleures pratiques et questions clés » pour savoir comment choisir le partenaire adapté à vos besoins en matière de modernisation logicielle, afin de garantir que votre transition s'inscrive dans une stratégie à long terme couronnée de succès.

Ne manquez pas notre épisode sur les 3 points essentiels à préparer pour le transfert de votre développement logiciel avec Johannie Robitaille, directrice des équipes de développement logiciel chez Openmind Technologies (l'audio est disponible en français uniquement).

• Planification complète : un plan de transition détaillé est essentiel pour assurer une transition en douceur. Identifiez dès le début toutes les tâches, parties prenantes et ressources nécessaires.
• Communication claire : Maintenir une communication transparente entre toutes les parties concernées afin de s'assurer que chacun comprenne son rôle et ses responsabilités.
• Gestion des risques : Identifier de manière proactive les risques potentiels et élaborer des stratégies d'atténuation afin d'éviter toute perturbation pendant le processus de transition.
• Documentation : Veillez à documenter de manière exhaustive tous les aspects du projet, y compris les procédures, les détails techniques et les coordonnées, afin de faciliter une transition en douceur.
• Test et validation : avant de procéder à la transition complète, effectuez des tests et des validations rigoureux afin de confirmer que tous les systèmes et processus fonctionnent comme prévu.
• Soutien après la transition : prévoir un soutien et un suivi continus après la transition afin de résoudre tout problème pouvant survenir et d'assurer le succès à long terme.