Agence Sportive Desrochers adopte une solution de facturation automatisée pour une efficacité optimale

Agences Sportives Desrochers (ASD Promo) est une entreprise axée sur le client qui se spécialise dans la fourniture de produits promotionnels personnalisés aux entreprises. Avec plus de 25 ans d'expérience dans la vente et une solide réputation en tant que fournisseur renommé dans l'industrie du détail, ASD Promo offre un catalogue varié d'articles promotionnels qui peuvent être personnalisés avec des logos ou des messages de marque.

L'entreprise a été reconnue pour son excellence dans le domaine, notamment en étant nommée Distributeur de l'année pour l'Est du Canada et en recevant le prestigieux prix Image. Au service des équipes sportives, des écoles, des entreprises et des organisations, ASD Promo se consacre à dépasser les attentes de ses clients en offrant des prix compétitifs et en assurant une livraison rapide.
L'objectif premier de l'entreprise est d'assurer la satisfaction du client et elle est fière de son approche unique pour répondre aux besoins de chaque client.

Le client est confronté au défi de traiter un volume important de factures reçues quotidiennement par courriel. Actuellement, les factures sont traitées manuellement, chaque courriel étant imprimé et les champs de la facture du fournisseur étant saisis manuellement dans l'outil Acomba. Les comptables créent manuellement les factures des clients dans Acomba, en calculant et en ajoutant les frais de gestion séparément. Enfin, les factures des clients sont envoyées manuellement à ces derniers par courrier électronique. L'ensemble de ce processus manuel prend environ 5 minutes par facture.

Pour relever ces défis, ASD Promo s'est associé à notre marque pour développer une application web capable de s'interfacer de manière transparente avec Outlook et Acomba. L'objectif principal était d'automatiser le processus de traitement des factures et d'éliminer les interventions manuelles.

Notre équipe a conçu une application web robuste qui détecte intelligemment les courriels entrants contenant des factures. Grâce à des algorithmes avancés et à des techniques d'extraction de données, l'application archive efficacement les factures et extrait les informations pertinentes telles que les détails de la facture, les postes et les montants facturés. Ce processus d'extraction automatisé garantit la précision et réduit le risque d'erreurs manuelles.

Les données extraites sont ensuite intégrées de manière transparente dans l'outil Acomba, générant les écritures comptables nécessaires avec des calculs précis des frais de gestion. Cette intégration élimine le besoin de calculs manuels et minimise les risques de divergences.

Acomba: Notre équipe a conçu un intergiciel qui établit une connectivité sans faille avec Acomba, un logiciel de comptabilité sur site accessible via SDK ou Odata. D'innombrables entreprises ont fait confiance à Acomba pour leurs besoins en comptabilité, et notre solution d'intégration de pointe assure un échange de données sans faille et des opérations rationalisées.

Serveur Windows: Il est utilisé pour héberger le logiciel de comptabilité, offrant ainsi un environnement robuste et sécurisé.

Outlook: Il sert de service de courrier électronique et joue un rôle important en tant que point de départ et d'arrivée du processus de facturation. Il permet également de créer une adresse de facturation dédiée.

Microsoft .NET: Ce cadre est la principale technologie utilisée dans le processus de développement de logiciels. Il est compatible avec le logiciel utilisé et intègre Pupperteer Sharp pour la gestion des PDF et une licence iText Pdf2Data pour l'extraction des données des PDF. En outre, les PDF des factures sont téléchargés sur SharePoint.

La mise en œuvre de notre application web a révolutionné le système de traitement des factures d'ASD Promo. Les avantages obtenus sont les suivants :

Efficacité accrue: Le traitement automatisé des factures a considérablement réduit les efforts manuels et le temps de traitement. Ce qui prenait auparavant environ 5 minutes par facture peut désormais être réalisé rapidement, libérant ainsi un temps précieux pour d'autres tâches essentielles.

Précision accrue: en éliminant la saisie manuelle des données et les calculs, l'application garantit une plus grande précision et minimise le risque d'erreurs dans le traitement des factures et la facturation des clients.

Amélioration de la productivité: La rationalisation du flux de travail et la réduction des interventions manuelles permettent aux comptables de se concentrer sur des activités à plus forte valeur ajoutée, ce qui se traduit par une amélioration de la productivité globale au sein de l'organisation.

Satisfaction du client : Le processus automatisé d'envoi des factures aux clients garantit une facturation rapide et sans erreur, ce qui améliore l'expérience du client et favorise des relations plus solides.