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Système ERP : Avantages, inconvénients et alternative

Lecture de 6 minutes

Opérez-vous une entreprise manufacturière qui a des projets d’expansion? Vous savez sûrement à quel point le marché d’aujourd’hui est exigeant, surtout lorsque l’entreprise prend une vitesse de croissance plus rapide que prévu. Dans de telles situations, où vous avez l’impression de perdre la maîtrise de votre potentiel d’affaires, il devient essentiel d’impliquer des solutions permettant de rationaliser l’ensemble de vos opérations et ainsi d’assurer une meilleure fluidité dans toutes les étapes impliquées à votre processus d’affaires.

Un actif technologique, tel qu’un système de planification des ressources d’entreprise (ERP), est souvent une excellente solution offerte aux entreprises manufacturières pour interconnecter les activités reliées aux processus opérationnels des entreprises.

Qu’est-ce qu’un système ERP?

Un système ERP (Enterprise Ressources planning) consiste à harmoniser les processus opérationnels d’une entreprise par la centralisation et la redistribution des données impliquées aux différents départements de gestion de l’entreprise. Plus concrètement, ce logiciel de gestion est pensé pour intégrer différentes fonctionnalités par modules complémentaires tels que :

• La gestion des ressources nécessaires à la production
• La gestion de la production elle-même
• La gestion des ventes
• La gestion de l’inventaire
• La gestion des fournisseurs
• La gestion et production de rapport

Quels sont les avantages d’intégrer un système ERP?

Pour tout type et grandeur d’entreprises manufacturières, un système ERP apporte plusieurs avantages permettant d’obtenir, en temps réel, une vue d’ensemble de votre processus de fabrication, en partant de l’offre de service jusqu’à la livraison de vos produits. Voici quelques avantages intéressants à saisir:

Meilleure gestion de l’inventaire

Prenons le cas d’un fabricant de portes et fenêtres sur mesure qui n’utilise aucun système ERP. le délai de livraison est assez serré. Malheureusement, à deux jours de l’échéance, la production de la commande client est arrêtée, car le directeur des opérations réalise qu’il n’a pas la quantité nécessaire d’aluminium pour compléter la commande. Dû à l’inexactitude de l’information enregistrée manuellement, il est dans l’obligation de retarder la livraison de ses produits.

Optimiser la gestion de la trésorie

La gestion de la liquidité reste l’une des principales préoccupations d’un gestionnaire averti.  Les entrées et les sorties de fonds relatifs aux conciliations bancaires, aux paies, aux paiements des fournisseurs et aux comptes à recevoir, influencent rapidement la liquidité et complexifient l’obtention d’information fiable et à jour relative à la trésorerie.

Un système ERP avec un module intégré de gestion de la trésorerie favorise définitivement l’accessibilité d’information fiable et juste. Pensé pour automatiser l’ensemble des transactions financières d’une entreprise, un système ERP permet d’avoir une meilleure vue d’ensemble de tout ce qui implique les finances d’une entreprise.

Centraliser vos opérations

Un système ERP permet d’avoir toutes les données nécessaires au fonctionnement de l’entreprise à un seul endroit, ce qui facilite l’accès à l’information en temps réel. De manière générale, cet outil permet d’avoir une vue d’ensemble sur toutes les étapes impliquées au processus de production. L’accès à ces informations en temps réel devient intéressant pour plusieurs départements, par exemple :

  • Pour le département des ventes, il devient plus facile de planifier les délais de production et ainsi mieux informer les clients sur les échéanciers de livraison;
  • Le directeur de production peut mieux planifier l’horaire de son équipe selon les commandes enregistrées et les besoins en matière de main d’œuvre;
  • L’acheteur qui, par la connaissance en temps réel des commandes enregistrées dans le système, peut mieux planifier ses commandes de matière première et ainsi optimiser son coût d’achat.

Quels sont les inconvénients d’intégrer un système ERP?

Dans toutes situations, il y a toujours deux côtés à la médaille. Bien entendu, l’intégration d’un système ERP ne fait pas exception. Vous devez être conscient des inconvénients et des risques qu’une entreprise doit assumer lors de l’implantation d’un système ERP.

Les coûts variables

Les frais de licence(s) ne sont qu’une partie des coûts qu’une entreprise doit assumer pour l’usage d’un système ERP. Dans la planification du budget destiné à l’acquisition d’un système ERP, il est important de reconnaitre qu’au coût total anticipé, il faut prévoir un important budget supplémentaire afin d’accommoder les frais variables suivants:

  • Amélioration des infrastructures TI permettant de supporter l’intégration du système ERP
  • Les coûts d’implantation
  • Le coût de formation et tests des systèmes
  • Les frais de maintenance
  • Les coûts relatifs au ralentissement des activités lors de l’intégration du système ERP
  • Les frais de gestion du changement
  • L’achat de modules supplémentaires afin de prendre en charge certains aspects opérationnels de l’entreprise

La complexité

Puisqu’un système ERP est en mesure d’offrir plusieurs fonctionnalités, il peut devenir autant complexe que fonctionnel et difficile à utiliser. Il n’est pas rare d’entendre que des entreprises se retrouvent avec des systèmes ERP trop complexes pour leurs besoins, ce qui vient réduire le retour sur l’investissement.

Choisir le bon système ERP : un risque qui doit bien se calculer

Depuis les dernières années, l’acquisition de système ERP est de plus en plus convoité par les entreprises. Bien entendu, cette demande amène sur le marché une augmentation des systèmes ERP offerts. Pour une entreprise qui désire obtenir le système ERP correspondant le mieux à ses besoins, l’éventail des produits proposés dans l’industrie des technologies complique davantage son processus d’analyse et de sélection. Sachant que ce type d’investissement peut atteindre entre 6 à 7 chiffres, la prise de décision impose une pression supplémentaire quant au succès et au potentiel de rentabilité du système ERP sélectionné.

Or, pour le gestionnaire responsable de l’acquisition du système ERP, il devient essentiel de connaître l’ensemble des attributs des systèmes ERP analysés qui sont, malheureusement, difficilement comparables et rend la sélection plutôt ardue.

• Coût total d’acquisition et d’implantation
• Clauses de contrat des fournisseurs
• Procédures relatives aux mises à jour des logiciels
• La diversité et le type de plateformes supportées
• Les garanties
• La facilité d’implantation
• La facilité d’utilisation

Un logiciel sur mesure une alternative intéressante

Saviez-vous qu’un logiciel sur mesure peut souvent combler les mêmes besoins qu’un système ERP?

Cette alternative se démarque notamment par rapport à un système ERP pour ces raisons :

• Prix généralement moins élevé qu’un système ERP
• Personnalisable et évolutif, selon les besoins et le rythme de croissance de l’entreprise
• Solution procurant un avantage concurrentiel
• La possibilité de ne payer que pour les fonctionnalités absolument nécessaires plutôt que des modules complémentaires complexes et superflus

Notons enfin que lorsqu’une entreprise reconnait le potentiel d’acquérir une solution pour harmoniser ses processus opérationnels, il est primordial pour cette dernière de bien comprendre ses besoins. Malheureusement, par manque de temps et/ou de connaissances dans le domaine, les responsables à l’acquisition et à l’implantation d’un système ERP réalisent, après coup, que l’outil sélectionné faille à la tâche car il répond plus ou moins bien aux attentes initiales. Avant de prendre une telle décision, il est fortement recommandé de considérer le logiciel sur mesure dans vos analyses et comparatifs.

Mathieu Mérineau, Coordonnateur de la production web

Le domaine des technologies et de l’informatique est un environnement qui m’a toujours fasciné. Depuis maintenant dix ans que je conseille les gestionnaires d’entreprises et les orientent avec les meilleures solutions possibles pour leur virage numérique. De constater les retombées économiques lors d’implantation de nouveaux systèmes web et/ou informatiques est ce qui me prédispose à toujours offrir un service authentique à nos clients.

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