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Bien réussir sa migration vers Microsoft Office 365

Lecture de 5 minutes

La migration de Microsoft Office 365 au sein du parc informatique d’une entreprise est un processus à prendre au sérieux. Effectivement, le déploiement de cette plateforme peut être accompagné de mauvaises surprises duquel, la sécurité des données peut être compromise.  Ce pourquoi, une bonne planification des procédures est essentielle lors d’une migration d’Office 365 Voici donc nos recommandations à suivre pour assurer une migration vers Microsoft Office 365 avec succès.

Pré-migration

L’étape de la pré-migration est, en soi, l’étape qui donne l’occasion de bien planifier le processus dans le but d’éviter que la migration soit cauchemardesque. En fait, une bonne planification d’un processus de migration est 80 % du travail accompli. Pour ce faire, nous recommandons fortement de considérer les étapes suivantes :

Définir les besoins de votre organisation en matière de produits Office

Une bonne évaluation des besoins de l’entreprise relative aux applications Offices est la première étape à accomplir : ex: Courriel (exchange online), partage de documents (OneDrive, SharePoint), communication (Teams, Skype for business). Cette étape est le point d’ancrage permettant d’avoir une meilleure vue d’ensemble sur les phases de migration qui seront déterminées en vertu du support choisi.

Évaluer les capacités de l’infrastructure actuelle

Afin de supporter le transfert de données vers un environnement Cloud Office 365, il se doit d’obtenir le meilleur diagnostic sur l’état de l’infrastructure actuel. Cette transparence permettra de bien orienter les décisions relatives aux manœuvres à réaliser pour une migration optimale. Du même coup, cette étape permet de moduler le nouvel environnement en fonction du volume des données transférables.

Produire un inventaire des données à transférer

Vérification des ressources et données pour assurer le choix d’une infrastructure qui convient aux besoins de l’organisation :

  • Recenser et nettoyer les comptes utilisateurs;
  • Récolter la taille et le nombre de boîtes aux lettres;
  • Faire une liste des groupes et alias;
  • Répertorier les noms de domaines impliqués lors de la migration;
  • Documenter le plus d’information possible sur les paramètres du réseau; configuration de proxy et/ou pare-feu, hôtes DNS, connexion Internet
  • Cibler l’information retrouvée sur tous les sites intranets sélectionnés pour la migration;
  • Réunir les informations détaillées sur les applications qui sont intégrées aux systèmes existants (applications de messagerie, flux de travail, CRM et ainsi de suite)
  • Réviser la liste des emplacements des utilisateurs s’il y a plusieurs sites.

Sélectionner le type de migration optimal : hybride ou par basculement

Tout juste avant l’étape de migration, il est primordial de déterminer le type de migration adéquate défini selon : le système de messagerie électronique, le type d’hébergement souhaité (complet ou partiel), le nombre d’utilisateurs à migrer et la vitesse à laquelle la réalisation complète de la migration doit être produite. Les migrations les plus souvent déployées sont :

  • Un déploiement hybride permet d’étendre le registre des fonctionnalités proposées et la gouvernance administrative instaurés au sein de l’organisation Microsoft Exchange locale existante vers le nuage. Cette technique est souvent utilisée, car elle offre un transfert de messages sécurisé, des informations de disponibilité de calendrier partagés et un suivi des messages entre les organisations locales et Exchange Online.
  • Une migration Exchange à basculement est davantage recommandée pour des architectures qui s’orientent vers une gestion des données 100 % infonuagique. De plus, il est recommandé pour des entreprises ayant un inventaire de boîtes aux lettres entre 150 et 2000. Toutefois, le serveur local doit détenir un certificat émis par une autorité de certification approuvée et une adresse IP publique, car il doit se connecter à un serveur Exchange local pour migrer par basculement.

 

Migration

Préparer l’architecture locale (Active directory)

Dans un plan de migration, où il est important de conserver une architecture locale, il est essentiel de configurer des outils de synchronisation AD adaptés à l’environnement TI de l’entreprise.

Déployer des politiques de sécurité personnalisées

Les administrateurs informatiques doivent mettre en place un système d’audits, de comptes rendus et d’alertes de modifications en temps réel durant le processus de migration afin d’assurer la sécurité des données pour ainsi avoir l’œil sur : les accès, les obligations légales de conservation et anomalies lors du transit des données.

Une migration en 3 phases est fortement recommandée : 1) Courriel (Exchange), 2) Outils de communication (Team-Skype), 3) Données (SharePoint-OneDrive). Cette procédure à trois séquences permet de :

  • Minimiser l’impact de la migration sur les opérations quotidiennes
  • Faciliter l’intégration et l’apprentissage du personnel
  • Simplifier l’implantation au sein du réseau

Post-migration

Création d’un nouvel enregistrement DNS

Cette étape facilitera le processus de connexion des utilisateurs à leurs boîtes courriels Office 365 respectives. Au moment où la totalité des boîtes courriels ont été migrées, il est possible de paramétrer un enregistrement DNS de découverte automatique. Pour les entreprises qui ont gardé une structure locale d’Exchange, il sera important de pointer l’enregistrement CNAME DNS vers Office 365.

Désactivation des serveurs Exchange locaux

Avant de procéder à cette dernière étape, il est très important d’assurer que tous les messages ont été redirigés vers les boîtes courriels Office 365; sans quoi, il sera impossible de récupérer des données non transférées.

Stabilisation de la migration

Bien entendu, tout changement apporte beaucoup d’insécurité au sein d’une organisation. Une fois que l’environnement professionnel est officiellement administré par Office 365, il est très important de prévoir une période d’adaptation avec votre assistance technique. De plus, afin d’optimiser le nouvel environnement Office 365 au sein de votre organisation, l’implication de quelques joueurs familiers avec cette nouvelle plateforme Office 365 pourront assurer la formation continue ainsi que le bon fonctionnement des différents programmes utilisés au sein de l’entreprise.

Mandater une firme externe : dépense ou investissement?

Reste qu’une migration est spécifique pour chaque entreprise et l’importance de bien organiser l’implantation d’Office 365 est souvent l’enjeu qui définira l’appréciation de cette nouvelle plateforme au sein de votre équipe de travail. Une assistance technique expérimentée fait souvent la différence sur le niveau de risques attribuables aux coûts ainsi qu’aux imprévus qu’implique ce type de migration. La rapidité d’intervention d’une firme externe vient ainsi contribuer à maximiser l’investissement d’une implantation de cette envergure.

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