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7 raisons pour passer à Office 365 dès maintenant

Lecture de 5 minutes

Depuis 2013, Microsoft Office propose une nouvelle plateforme collaborative infonuagique : Office 365. Dans le but d’optimiser les communications, la capacité de stockage et l’accessibilité aux données de l’entreprise, une de nos principales solutions TI est de proposer une migration vers Microsoft Office 365. Voici comment vous pouvez tirer profit de la version Cloud d’Office 365.

Économie de temps par l’optimisation des communications internes.

Dans un premier temps, il faut rappeler qu’une des principales fonctionnalités classiques est d’administrer la gestion de la messagerie Outlook via la composante Exchange. De plus, cette plateforme est bien entendu le gestionnaire des programmes tels que : Word, Excel, PowerPoint, Outlook, OneNote, Access et Publisher.

Toutefois, la version Cloud d’Office 365, c’est plus que ça!

Meilleure accessibilité aux fichiers

Office 365, qui a pour rôle d’héberger l’information dans un système de sauvegarde infonuagique, regroupe plusieurs avantages permettant d’améliorer les procédures de communications au sein d’une entreprise. Grâce à une simple connexion Internet, cette plateforme permet aux utilisateurs d’accéder à leurs documents à distance, et ce, en tout temps, en tous lieux et sur tous types de périphériques mobiles et fixes : tablette, cellulaire, ordinateur.  Cela devient particulièrement avantageux pour une organisation qui détient plusieurs points de services, car l’implantation d’Office 365 permet de connecter les différents sites commerciaux sans l’aide de réseaux privés virtuels (VPN).

Améliore le travail collaboratif

Il faut dire qu’Office 365 oriente le développement de ses applications dans le but d’avantager l’esprit coopératif. Des outils tels que OneDrive et SharePoint permettent de maximiser le partage et l’accessibilité des fichiers au sein du personnel. Finie l’ère du document en mode lecture seule. Ces fonctionnalités permettent de modifier un document par plusieurs personnes en simultané; ce qui élimine les possibilités de duplication inutiles et risquées tout en facilitant la recherche de documents.

Avec Planner 91, les utilisateurs d’Office 365 peuvent simplifier et centraliser la distribution et le suivi des tâches. Cet outil permet de bonifier l’organisation de l’ensemble des tâches planifiées et permettre aux personnes impliquées d’obtenir un droit de regard sur le processus d’évolution des projets en cours de réalisation.

Du point de vue réunion et conférence, il est impossible de passer à côté des avantages de Skype Entreprise. Cette application offre la possibilité d’envoyer des messages instantanés ou de démarrer des vidéoconférences instantanément à partir d’un document Word ou PowerPoint. Il est même possible de planifier des réunions depuis Outlook, présenter des documents, partager le visuel d’écran et même autoriser une autre personne à contrôler un poste de travail à distance.

Centralise les données

Que ce soit pour le traitement de l’information relative à aux clients (CRM), la planification des ressources de l’entreprise (ERP) ou la diffusion interne d’information stratégique à la gestion des ressources humaines (Intranet), SharePoint permet de canaliser l’information influente à la gestion de croissance d’une entreprise. Que ce soit pour l’implantation de procédures, d’accès à des formations, des suivis de dossiers clients, cet outil fonctionnel et simple d’usage, peut être pris en charge par n’importe qui au sein d’une organisation contrairement à des Intranets standards où des connaissances informatiques s’imposent; ce qui limite la gestion du réseau interne au sein d’une équipe TI.

De plus, étant donné que les données sauvegardées au sein de la suite Office 365 sont administrées par Microsoft au lieu des serveurs locaux d’une entreprise, ces outils offrent un espace en gestion infonuagique du stockage de l’information de 1To pour chaque utilisateur; ce qui ne vient pas occuper inutilement de l’espace sur les serveurs locaux.

Économie d’argent par la diminution de la charge de maintenance

Sous un volet plus technique, Office 365 a une incidence directe sur le temps imputable à la charge de maintenance des équipements informatiques. Encore là, l’hébergement de l’information par l’environnement Office 365 infonuagique simplifie de beaucoup l’implication du support technique relative à l’entretien et du stockage de données.

Simplifie l’entretien et la mise à jour des infrastructures

Votre département TI vous confirmera que la migration d’Office 365 diminue de beaucoup les procédures attribuables à l’entretien des infrastructures informatiques. Fini les irritants reliés aux copies de sauvegardes, aux supervisions des mises à jour des programmes, à la gestion des licences pour les serveurs, à la qualité d’administration des courriels, car avec Office 365, Microsoft garantit sa disponibilité à 99,9 %

Augmente la capacité d’archivage des données

On relate, par nos différents mandats réalisés au sein de notre clientèle, une diminution se chiffrant entre 30 % à 60 % de l’espace nécessaire pour le stockage des données couramment utilisé. Cette réalité a un impact direct sur le besoin d’espace pour votre support physique des serveurs internes.

Optimise les solutions de sécurité

Exchange Server assure un niveau de sécurité 360 et protège l’environnement numérique des courriels indésirables, des programmes malveillants, des virus ainsi que des attaques d’hameçonnages.

Facilite un environnement sans papier

La maîtrise des produits offerts par la Suite Office 365 minimise l’utilisation de documents papier ce qui diminue de beaucoup les dépenses reliées à l’impression de documents : papier, cartouches d’encre, utilisation et entretien des appareils, etc.

Ce que nos clients constatent :

  • Augmentation de la productivité;
  • Augmentation de l’efficacité des communications;
  • Réduction de la perte de données;
  • Meilleure interaction des équipes intergénérationnelles;
  • Meilleure disponibilité de l’équipe TI;
  • Moins d’effectifs et de dépenses destinés aux besoins d’impression;

L’avenir des produits Microsoft Office locaux

La réticence au changement est un des éléments qui ralentit le processus de décision de passer en mode infonuagique. Toutefois, sur quoi il faut réfléchir est que Microsoft est en train de prendre, tranquillement mais sûrement, un réel tournant en offrant davantage ses produits en version web. Ce qui porte à croire que les produits Microsoft Office locaux seront éventuellement remplacés au profit d’applications uniquement web. Or, nous croyons que dans un avenir rapproché, il viendra le jour où la migration vers Office 365 deviendra un passage obligé pour toutes les entreprises qui adhèrent à l’environnement Microsoft.

Reste que lorsqu’il est question d’un projet de déploiement d’Office 365, nous croyons fortement qu’il est important de consulter un expert pour obtenir un diagnostic complet de vos besoins réels ainsi que de son potentiel d’exploitation au sein de votre gestion d’entreprise.

Jean-François, Directeur de compte TI / Architecte réseau

Depuis maintenant 15 ans que j’oriente mon expérience professionnelle vers l’optimisation des l’infrastructures TI en entreprise.  De pouvoir contribuer à la performance et à la sécurité technologiques de nos clients me motive d’être à l’affut des meilleures solutions TI. Pour moi, nos mandats sont de réels succès lorsque les clients reconnaissent l’implication de notre travail au sein de leurs objectifs d’affaires.

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