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3 processus à automatiser afin de survivre à la prochaine crise

Lecture de 5 minutes

L’avenir : pas facile de s’y projeter alors que la crise actuelle perdure encore. Mais aussi difficile que cela puisse paraître, c’est le meilleur moment pour s’y pencher sérieusement. Il faut se l’avouer, la COVID nous a montré à quel point la plupart des entreprises sont vulnérables, car mal préparées à une crise de cette envergure. Et si elles ont plus ou moins bien réussi à limiter les dégâts en progressant rapidement dans leur transformation numérique, il est maintenant temps de voir plus loin et préparer l’avenir.

Veuillez bien comprendre que c’est par les choix et les actions que vous entreprenez aujourd’hui que dépendra votre futur et celui de votre entreprise. La prochaine crise n’est pas une éventualité, c’est une fatalité. Nul doute que revivre pareille situation n’est pas une option. Pour cela, il est primordial de se préparer de la meilleure des façons en profitant de l’expérience que l’on a pu tirer durant la COVID, et mettre en place les mesures nécessaires pour être mieux armées pour le futur.

 

Automatisez vos processus opérationnels

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Automatiser les processus : qu’est-ce que c’est ?

Automatiser ses processus, c’est utiliser la technologie pour exécuter les tâches ou les processus récurrents de votre entreprise où l’effort manuel peut être remplacé. Ceci, dans l’optique d’optimiser les procédures et les pratiques internes à une entreprise afin d’augmenter la productivité et optimiser les revenus en conséquence.

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Quels processus peut-on automatiser ?

Tant qu’une tâche ne nécessite pas de prise de décision humaine et qu’elle comprend une série d’étapes pouvant être adaptées en logique informatique, elle peut être automatisée.

Un processus est candidat à l’automatisation si :

  •  il est de nature répétitive, chronophage, et représente un volume important de travail,
  • il ne nécessite pas de réflexion logique ni d’intervention humaine,
  • il a un impact significatif sur d’autres processus et systèmes de votre entreprise,
  • une erreur peut coûter cher.

Openmind - Stratégie globale
Comment mener à bien son projet d’automatisation?

Comme pour tout projet, il est primordial de mener une analyse détaillée avant toute initiative. Bien sûr, il n’existe pas de façon unique pour mettre en place ce type de projet. Toutefois, vous pourrez vous baser sur ces quelques points pour planifier le vôtre :

  • comprendre ce qui existe et les tâches à accomplir,
  • définir clairement les objectifs,
  • voir la situation dans son ensemble et prévoir l’intégration du nouveau processus avec ceux déjà en place,
  • privilégier une approche progressive : avancer étape par étape,
  • adopter une perspective à long terme : faire en sorte que le processus soit assez flexible pour permettre une modification aisée et rapide afin de s’adapter aux changements potentiels,
  • privilégier les solutions sur mesure si besoin,
  • investir ensuite dans la formation de votre équipe.

 

3 processus à automatiser afin de survivre à la prochaine crise

Un large éventail de processus sont encore manuels ou semi-manuels, ce qui limite encore les entreprises dans leur quotidien. Opter pour une solution automatisée permettra à votre entreprise d’être plus résistante face aux bouleversements durant les moments difficiles.

Voici trois processus que vous pouvez automatiser pour être plus résilient à l’avenir :

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#1 : Les processus opérationnels

Cela va des processus tels que la facturation et les livraisons à la gestion d’inventaire et des commandes. En général, cela comprend les processus impliquant l’utilisation de papiers et la saisie de données. Avec les bons outils, vous aurez la capacité d’accomplir efficacement ces tâches de manière rapide et exempte d’erreurs. Même si essentielles, ces tâches sont souvent chronophages et de faible valeur ajoutée. Vous gagnerez donc en efficacité et en temps que vous pourrez consacrer à des missions plus importantes.

L’objectif zéro papier ne bénéficie pas qu’à l’environnement, en numérisant et en automatisant vos opérations vous disposerez d’une plateforme centralisée qui simplifiera votre quotidien. Bien sûr, il y aura toujours une intervention humaine en bout de chaîne pour l’approbation finale, mais à ce moment-là, le gros du travail aura déjà été fait.

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#2 : Les processus de collecte et de gestion de données

Les données sont l’un des atouts les plus importants pour toute entreprise, et à l’aube du 4.0, les données auront une place encore plus prépondérante dans le bon fonctionnement de votre entreprise. Il est donc essentiel de bien optimiser les processus de collecte et de gestion de celles-ci afin de disposer des données de qualité qui, si bien exploitées, vous serviront d’avantage concurrentiel non négligeable.

Automatiser vos processus collectes et gestion de données offre divers avantages par rapport aux processus manuels (qui peut aller du codage sur tableur, à la vérification, etc.). En effet, un système de collecte et de gestion de données automatisée vous permettra :

  • d’améliorer la qualité de vos données : des données erronées peuvent vous coûter très cher, et des observations incomplètes peuvent biaiser vos interprétations,
  • de réduire le coût d’acquisition et de gestion des données en termes de temps et de ressources qui seront allouées sur des missions de plus grande valeur ajoutée,
  • d’augmenter la quantité de données à votre disposition : vous ne passerez plus à côté de données importantes faute de temps ou de ressources.

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#3 : Le processus de prise de décisions

Le processus de collecte et de gestion s’intègre parfaitement au processus de prise de décisions dans votre entreprise. La plus grande utilité des données étant, en effet, les informations exploitables dont on peut en tirer, et ce, dans le but de se baser sur ces dernières pour prendre des décisions stratégiques.

Grâce à un système automatisé comme le Business Intelligence, vous aurez la possibilité d’exploiter de manière optimale la grande quantité de données dont vous aurez à disposition et en soutirer des informations sur lesquelles vous vous baserez pour prendre des décisions importantes concernant votre entreprise.

En temps de crise, vous serez amenés à prendre régulièrement des décisions importantes de manière rapide. Avec un processus automatisé, vous aurez la capacité de répondre aux différents défis dont vous aurez à faire face efficacement.

 

Agissez dès maintenant

Le but de l’automatisation n’est pas d’effacer l’homme des processus opérationnels : c’est plutôt d’exploiter les machines dans les tâches où ils sont bons (calculs, traitement de gros volumes de données), et affecter les humains aux tâches dans lesquels ils excellent. Automatiser les processus n’est pas un luxe, mais une réelle nécessité pour prospérer en temps normal et traverser les moments difficiles. Et comme on ne sait pas quand va arriver la prochaine crise, il est primordial de se préparer dès maintenant.

Article écrit par :

Sébastien, Chargé de projets et analyste sénior

Ma polyvalence à titre d’analyste programmeur cumule plus de vingt années d’expérience au profit de projets d’envergure web et applicatifs. D’être impliqué dans des projets orientés vers la performance et la rentabilité des entreprises me motive à concrétiser des solutions au-delà des limites du réalisable.

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