À situation exceptionnelle, mesures exceptionnelles : avec la COVID-19, la plupart des entreprises ont dû basculer en mode télétravail pour assurer la continuité de leurs activités. Certaines ont décidé d’investir dans les technologies pour faciliter la mise en place de ce nouveau mode de travail. Ainsi, les dernières semaines ont vu bon nombre d’entreprises adopter une transformation numérique de manière précipitée, consciemment ou non. Mais, malgré sa popularité croissante, opter pour une transformation numérique maintenant comporte son lot de défis à relever, avec plus ou moins de succès pour certains.
Le fait est qu’avec ce nouveau paysage imposé par la crise actuelle, chaque entreprise se doit de faire les ajustements structurels nécessaires pour assurer la continuité de ses activités. En effet, vous devez faire en sorte que votre équipe reste continuellement branchée et productive durant les heures d’opérations, et ce même si chaque collaborateur est géographiquement éloigné l’un de l’autre. Cela peut constituer un véritable casse-tête à gérer si vous ne disposez pas d’un soutien technologique approprié.
Ainsi, identifier les principales sources de difficultés vous aidera dans vos prises de décisions quant à la mise en place des mesures nécessaires pour permettre à votre organisation de traverser cette crise et d’entamer la reprise qui s’annonce plus sereinement.
Cet article met en lumière les défis technologiques dont les entreprises comme la vôtre font face en cette période et vous donne quelques pistes à suivre pour vous aider à les relever.
Assurer une interaction continue
L’une des premières réponses de la plupart des entreprises aux premières heures de cette pandémie a été de mettre leurs équipes en télétravail. Avec le recul, on se rend compte que les contraintes liées à la crise actuelle sont devenues la normale. Ce que tout le monde pensait être des solutions à court terme au début de la crise est encore en vigueur des semaines plus tard.
Échanges et communication : le défi de tous les jours du télétravail
Ce n’est pas parce que chaque membre de votre équipe ne se trouve pas au même endroit que la communication doit être rompue. Que ce soit pour envers votre équipe ou au sein de celle-ci, une communication régulière est essentielle pour avoir une équipe solide ayant pour base une collaboration efficace.
Plus généralement, faciliter les échanges entre chacun est primordial durant pareille situation : que ce soit au sujet d’informations, d’idées, de documents, etc. Assurez-vous de proposer à votre équipe les outils nécessaires et adéquats dans la réalisation de leurs fonctions. Cela aura pour vocation de créer un environnement de travail propice à la cohésion, une cohésion qui sera un atout indéniable pour surmonter cette crise.
Optimisez les interactions au sein de votre équipe avec les bons outils
Les technologies d’aujourd’hui offrent une multitude de moyens aux équipes d’interagir et de s’échanger des informations. Qu’on se le dise, il n’existe pas une unique solution qui s’adressera à toutes les situations que chacun puisse rencontrer dans l’exercice de leur fonction. Le courriel a toujours sa place pour des conversations formelles du moment que ce n’est pas une question urgente, qui relève plutôt des services de messagerie instantanée (Skype, Microsoft Teams, etc.). Il y a aussi les outils de vidéoconférences tels que Zoom et Discord pour des réunions qui offrent un côté plus “chaleureux” contrairement aux échanges textuels. Le partage de fichiers se fait aisément avec les solutions comme Google Drive, Dropbox ou Wetransfer.
Ce sont là les outils les plus prisés du marché, la liste n’étant pas exhaustive. Chacune de ces différentes solutions offrant leur propre approche en ce qui concerne la façon de communiquer. Dépendant du contexte, il peut s’avérer plus adéquat de privilégier tel ou tel outil par rapport à un autre pour interagir.
Osez alors adopter les outils à l’instar de Berrycast qui sont conçus pour permettre une communication en différée entre différents participants, parfaits pour traiter efficacement les questions importantes, qui ne nécessitent pas de réponses immédiates, de manière visuelle et animée. Cela offrira la possibilité d’élever la collaboration au sein de votre équipe à un niveau supérieur. Le but étant de savoir utiliser à bon escient le large panel d’outils que vous avez à votre disposition, et cela de manière complémentaire.
Garantir le bon fonctionnement du parc informatique
En plus de la nécessité d’avoir une coordination bien en place, le télétravail rajoute des contraintes supplémentaires en ce qui concerne votre parc informatique et la gestion de celui-ci. Des contraintes avec lesquelles votre équipe TI devra composer quotidiennement pour garantir le bon fonctionnement de toute l’entreprise.
Accès à distance et sécurité : le cauchemar des techniciens
L’une des plus grandes craintes en ce qui concerne la gestion d’un parc informatique est en rapport avec la cybersécurité. Si en temps normal, les accès viennent d’un seul réseau corporatif généralement hautement sécurisé, avec le contexte actuel, ces accès sont maintenant décentralisés du fait qu’ils proviennent des différents réseaux personnels de chacun.
De plus, souvent, les postes de travail hautement homogènes entre eux sont maintenant remplacés par les postes personnels des individus et ces postes ne contiennent pas toujours les plus récents correctifs en matière de sécurité. Cela constitue alors autant de failles potentielles qui pourraient compromettre l’intégrité globale de votre infrastructure informatique. De même, cette décentralisation a aussi pour effet de générer un plus grand nombre de demandes de support de la part des usagers envers les techniciens, en plus de leur charge de travail habituelle.
Quelques questions à se poser en ces temps particuliers :
● Le réseau internet de chacun est-il sécurisé? Est-il assez rapide?
● Chacun a-t-il bien accès aux données de l’entreprise?
● Le réseau de l’entreprise ne sera-t-il pas contaminé par des virus informatiques et à des logiciels malveillants?
● Les transferts de données sont-ils sécurisés?
● Si vous utilisez une solution comme un VPN, est-il conçu pour absorber un trafic important?
● Si un souci est détecté dans vos serveurs, disposez-vous l’infrastructure adéquate pour permettre une intervention à distance?
● etc.
Voilà autant de préoccupations auxquelles vos techniciens auront à faire face en ces situations exceptionnelles, et cette liste est encore loin d’être exhaustive. Ces questions étant cruciales pour le bon déroulement de l’entreprise dans son ensemble, il faut alors les aborder de manière efficace et au plus vite.
Modernisez votre infrastructure informatique
Nous sommes dans une situation exceptionnelle avec laquelle les processus qui fonctionnaient en temps normal pourraient échouer vu tous les bouleversements auxquels nous avons dû faire face. Les contraintes s’additionnent, et vous devez réagir en conséquence. La question de sécurité étant d’ordre crucial pour votre organisation, elle ne doit pas être prise à la légère. Si ce n’est pas encore le cas, mettez-vous à l’abri en sécurisant le réseau de votre entreprise avec un VPN : ceci permettra à votre équipe de communiquer et d’accéder aux données de votre organisation en toute sécurité .
Si vous en utilisez déjà un, assurez-vous que celui-ci pourra supporter l’augmentation de trafic dû à l’afflux massif de collaborateurs qui voudront accéder au réseau. De même, assurez-vous que votre solution VPN offre un accès stable et rapide pour chacun. Autre point clé : tirez profit de ce que le cloud a à vous offrir. Coûts, accessibilité, sécurité … voilà autant de raisons pour migrer votre système vers le cloud qui pourra vous offrir un environnement flexible adapté à vos besoins.
Dans tous les cas, faites-vous aider par des experts pour concevoir le plan qui sera le mieux adapté à votre entreprise.
Maintenir les activités en pleine crise
Assurer la continuité de ses activités est vital pour chaque organisation et vu les mois à venir qui s’annoncent difficiles, il est essentiel de savoir prendre les bonnes décisions afin d’être mieux armé face à cette situation.
Gérer l’incertain : le quotidien des dirigeants
Comme en tout temps de crise, l’incertitude est continuelle et semble s’intensifier de jour en jour. Que ce soit pour les décideurs ou les employés, cela peut vite être insurmontable au point d’instaurer un sentiment de panique, au moment même où il faut prendre des décisions essentielles pour le futur de votre entreprise. Avec les multitudes d’informations que vous aurez à absorber, vous serez beaucoup plus passible d’être dépassé par les évènements.
En situation de crise comme celle-ci, vous aurez à vous occuper de beaucoup des aspects essentiels concernant votre entreprise : la bonne continuité des activités, la santé de vos employés, les relations avec les clients, etc. Ainsi, l’équipe dirigeante devra avoir en main les informations nécessaires et à jour en temps réel. Nul doute qu’il vous sera difficile d’assurer tout cela sans vous appuyer sur des processus bien pensés et les outils adéquats.
Gardez une longueur d’avance sur vos concurrents, prenez des décisions intelligentes avec la technique qui a déjà fait ses preuves depuis longtemps qui est le Business intelligence. Vous serez alors à même d’identifier les opportunités qui s’offrent à vous pour guider votre entreprise à travers cette crise.
Gardez le contrôle en automatisant vos processus
Avoir une vue sur tous les aspects de son entreprise n’est pas aisé, et encore moins avec l’incertitude qui règne actuellement. Tirez parti de la numérisation et de la technologie pour appuyer vos décisions en créant de la valeur à partir de toutes les informations dont vous disposez. Les décisions que vous prendrez maintenant seront cruciales pour votre organisation et vous permettront de garder le contrôle sur la situation.
Profitez si vous le pouvez de cette période où les impacts potentiels d’un projet informatique d’envergure sont moindres pour passez à la vitesse supérieure et ainsi profiter pleinement de la relance qui s’annonce. En automatisant vos processus, vous serez alors en capacité de mesurer les aspects importants concernant votre organisation pour avoir une vue plus nette sur ce qui se passe. Cela sera un avantage concurrentiel non négligeable pour traverser la crise, entamer la reprise, et prospérer au-delà.
La balle est dans votre camp
En ces temps incertains, vous et votre équipe aurez besoin d’un support technologique adéquat pour assurer vos missions respectives, sans quoi vous serez vite débordés par la situation : que ce soit durant la crise ou pour la reprise qui se profile. Ne laissez pas cela se produire. Tirez plutôt avantage des technologies disponibles en offrant à votre équipe toutes les ressources dont elle a besoin.
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