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Certifié BonBoss

Exemple d’un tableau de bord stratégique manufacturier

Lecture de 7 minutes

Dans cet article, nous allons effectuer une étude de cas en prenant comme exemple une entreprise manufacturière fictive qui s’apprête à tenir sa réunion trimestrielle pour effectuer une rétrospective des derniers mois écoulés.

Place au tableau de bord stratégique orienté vers la prise de décision

Le contexte

En prévision de la réunion, l’équipe de Business Intelligence de l’entreprise aura pour mission de créer un tableau de bord à partager aux instances dirigeantes de l’entreprise. Celle-ci devra fournir les informations clés concernant les objectifs globaux de l’organisation comme le rendement du dernier trimestre, et l’impact des changements discutés durant la dernière réunion. Pour ce faire, elle présentera différents indicateurs clés sur lesquelles elle se sera penchée (revenus, coûts, bénéfices, etc.).

Au-delà de la transmission d’informations, nous allons observer comment l’équipe mènera à bien sa mission en partageant ses trouvailles quant aux résultats des analyses qu’elle a menées, les actions à mettre en place pour la suite, et enfin les impacts qu’auront ces dernières dans l’entreprise.

Le fait est que dans le contexte toujours aussi concurrentiel du monde entrepreneurial d’aujourd’hui, avoir les bonnes informations est la principale clé pour la mise en place d’une stratégie globale réussie. Les dirigeants de l’entreprise auront donc besoin d’outils efficaces qui les aideront dans leurs prises de décision, et le tableau de bord stratégique est justement conçu à cet effet.

Des informations qui mènent aux actions

Dans la grande majorité des cas, les décideurs d’une entreprise n’auront ni le temps ni même les compétences requises pour analyser et traiter l’énorme quantité de données disponibles, et se reposeront sur une équipe dédiée à cela.

Un tableau de bord stratégique efficace ne laissera donc pas le travail d’interprétation des données à son audience, mais permettra plutôt à cette dernière de directement visualiser les principales conclusions des analyses qui ont été conduites et les recommandations qui y sont afférentes. Ainsi, comme le dit si bien Avinash Kaushik, la réunion sera jugée comme étant réussie quand les discussions déboucheront sur les actions à mettre en place plutôt que sur l’analyse des données présentées.

 

Élaboration du tableau de bord

Définition des objectifs

C’est assurément l’étape la plus importante du processus, car elle permettra la mise en place d’un cadre formel à la réalisation du tableau de bord. Ainsi, l’équipe va se poser quelques questions importantes qui feront office de feuille de route pour le projet.

Ce type de tableau de bord devra permettre à l’entreprise de répondre aux problématiques suivantes :

  • Évaluer ce qui a bien et moins bien fonctionné, identifier les raisons, et surtout, proposer une série d’actions à mettre en place pour le prochain trimestre ;
  • Identifier les points positifs et négatifs de la dernière période écoulée ;
  • Définir les différentes actions à mettre en place pour améliorer les résultats globaux de l’entreprise, tout en définissant les nouveaux objectifs stratégiques pour la période suivante.

La finalité du tableau de bord sera d’aider les dirigeants à définir les objectifs et les stratégies de l’entreprise en général.

Les KPIs

Le tableau de bord se divisera en 2 grandes catégories :

  • Les KPIs financiers importants (revenus, coûts, bénéfices, retour sur investissement…)
  • Les KPIs traitant des aspects reliés aux employés (salaires, taux de satisfaction, taux de rotation, performances…)

Agrégation et traitement des données

Consciente de l’importance du virage numérique 4.0, l’entreprise a bien négocié sa transformation en modernisant son infrastructure informatique. Cela comprend entre autres l’automatisation de l’extraction et du traitement des données de l’entreprise, ce qui représente un avantage non négligeable pour avoir des données complètes et de qualité.

L’équipe n’a donc plus qu’à charger les données depuis les différentes sources et les traiter afin de générer les KPIs qui ont été définis plus haut. Enfin, différentes techniques d’analyse de données seront appliquées pour comprendre et expliquer les résultats.

Les informations à présenter

Le tableau de bord comportera trois parties principales :

  • Une partie servira de vue d’ensemble pour résumer les trouvailles tirées des analyses menées par les analystes,
  • Une partie financière,
  • Une partie relevant des ressources humaines.

Regardons plus en détail chacune de ces parties.

Mise en forme et visualisation

Afin de faciliter la lecture et la navigation, le tableau de bord sera scindé en 3 parties réparties sur différents onglets. Dans un tableau de bord, les KPIs importants sont généralement exposés de manière visible en haut de page, puis les tableaux et les graphiques sont placés tout en bas.

Choix de l’outil

L’entreprise a choisi d’investir dans un logiciel sur mesure lui permettant d’avoir accès à un tableau de bord.

 

Le tableau de bord stratégique final

Présentation du tableau de bord

Page1 : Les points clés à retenir

La première page du tableau de bord est celle qui aide à la prise de décision stratégique puisqu’elle regroupe les informations les plus importantes qui méritent l’attention des décideurs et mettent en lumière les résultats des recherches menées par les analystes.

 

Openmind Technologies

 

Ainsi, comme mentionné plus tôt, le focus pour les dirigeants sera de discuter des différentes informations présentées et des actions qui en découlent.

Citons par exemple :

  • Si un secteur X est moins productif qu’un autre, faut-il apporter des changements à la machinerie ou bien y affecter plus d’ouvriers ?
  • Les besoins en main-d’œuvre semblent affectés par la saison, alors devrions-nous commencer à prendre des éléments en considération optimiser la situation ?
  • Le taux de satisfaction ne semble pas directement lié à la rémunération, mais à d’autres facteurs comme la formation. Faudrait-il envisager d’augmenter les opportunités de formation continue ?
  • Le rendement de la plupart des ouvriers semble dépendre du moment de la journée. Serais- ce une possibilité d’adapter les horaires et de les rendre plus flexibles ?
  • Etc.

Avec toutes ces informations, les dirigeants sauront directement sur quelles questions se pencher lors de la réunion, et pour bien étudier la question, ces derniers auront la possibilité d’interagir avec les données de la partie « Coûts » et « ressources humaines » s’ils sentent le besoin d’avoir une vue plus détaillée des résultats.

Page 2 : Analyse des Coûts

Cette partie traitera de l’aspect financier de l’entreprise et sera composée de 3 sous-parties :

  • Une vue d’ensemble qui résumera en une page les finances de l’entreprise, idéal pour avoir une vue rapide des budgets actuels, et leur utilisation.

 

Openmind Technologies

 

  • Une vue sur les pertes et profits de l’entreprise,
  • Et enfin, une vue sur les écarts de coût par rapport aux objectifs qui fixés lors des périodes précédentes.

Page 3 : Analyse des ressources humaines

Les employés sont le principal atout d’une entreprise et il importe d’avoir une section lui étant consacrée dans le tableau de bord. À son tour, celle-ci se composera de 3 sous-sections.

  • Une vue d’ensemble sur les ressources humaines : tout comme pour le contrôle des coûts, cette vue est conçue pour donner un aperçu des données stratégiques sur les employés.

 

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  • Une vue sur les performances permet d’évaluer le pourcentage d’efficacité et de trouver des moyens de les optimiser ;
  • Une vue sur le développement des compétences de l’équipe : ceci concerne les formations dispensées par l’entreprise afin d’étudier leur impact sur la productivité et l’épanouissement des employés.

 

Amélioration continue

Après de longues discussions, la réunion se termine, et une série d’actions devront être mises de l’avant. À la différence d’une réunion trimestrielle standard, celle-ci a su offrir, grâce au tableau de bord, une vue d’ensemble sur les différents indicateurs de performance stratégiques de l’entreprise. Avec ce portrait clair, les décideurs connaissent maintenant de façon très précise les prochaines actions à mettre en action.

La mise en place de ces actions soulèvera certainement de nouvelles questions, et l’équipe aura peut-être à faire quelques analyses supplémentaires pour tenter d’y répondre, mais assurément, la direction à pendre sera plus claire. Il faut considérer cet exercice comme un processus continu, et c’est par ce souci d’amélioration que les entreprises arriveront à se démarquer de la concurrence.

Article écrit par :

Sébastien, Chargé de projets et analyste sénior

Ma polyvalence à titre d’analyste programmeur cumule plus de vingt années d’expérience au profit de projets d’envergure web et applicatifs. D’être impliqué dans des projets orientés vers la performance et la rentabilité des entreprises me motive à concrétiser des solutions au-delà des limites du réalisable.

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