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Exemple d’un tableau de bord de contrôle des coûts

Lecture de 5 minutes

Dans cet article, nous allons effectuer une étude de cas à propos d’une entreprise fictive qui désire améliorer la gestion de sa trésorerie, mais surtout, évaluer l’atteinte des objectifs financiers qu’elle s’est fixés.

 

Gérer plus efficacement la trésorerie de l’entreprise grâce au tableau de bord de contrôle des coûts

Le contexte

Pour toute entreprise, effectuer le suivi du budget est une priorité pour s’assurer du bon fonctionnement opérationnel. Que ce soit par un suivi périodique ou permanent, les responsables financiers se doivent d’avoir en main les informations financières complètes de l’entreprise afin d’approfondir leur analyse et prendre les décisions en conséquence. Mais dans la réalité, est-ce vraiment le cas ?

La vérité c’est qu’il arrive parfois que ces derniers n’aient bien souvent qu’une vue approximative des différents coûts et revenus de l’entreprise, ce qui engendre une prise de décision approximative basée sur des informations peu fiables.

Comment remédier au problème ? En ayant recours à un tableau de bord de contrôle des coûts.

 

Mesurer les performances par rapport aux objectifs fixés et acquérir des connaissances factuelles grâce au tableau de bord de contrôle des coûts

Le tableau de bord de contrôle des coûts est un outil stratégique qui aide à définir et évaluer le succès financier d’une entreprise.

Avec ce type de tableau de bord, l’équipe dirigeante de l’entreprise dispose des toutes les informations nécessaires à la mise en œuvre pratique des stratégies : grâce à des connaissances factuelles — à la fois quantifiable et justifiable — pour arriver à des décisions stratégiques plus intelligentes.

En plus d’un meilleur suivi de la santé financière et de l’atteinte des objectifs qui ont été fixés, l’entreprise dispose d’un outil qui lui permettra de facilement comparer en temps réel les prévisions budgétaires ainsi que les objectifs fixés. Ces informations permettront d’identifier rapidement les écarts et les causes de ceux-ci, pour ensuite adapter la stratégie de l’entreprise à la réalité.

 

Élaboration du tableau de bord

Les étapes suivantes ont été suivies pour élaborer le tableau de bord.

Les objectifs

L’objectif principal d’un tableau de bord de contrôle des coûts est de permettre une gestion efficace de la trésorerie.

Concrètement, cela se traduit par :

  • la possibilité d’évaluer en un coup d’œil l’état financier de l’entreprise,
  • la capacité d’identifier rapidement les potentielles anomalies en mettant en évidence les écarts significatifs par rapport au budget prévu, ainsi que par rapport aux résultats estimés,
  • la capacité d’identifier les tendances de façon préventive plutôt que réactive ;
  • etc.

Ainsi, le tableau de bord du contrôle des coûts devra permettre à l’entreprise de répondre aux questions suivantes :

  • les tendances budgétaires correspondent-elles aux attentes en matière de calendrier ?
  • Quels services dépensent plus que prévu ?
  • Devrions-nous revoir nos estimations à la hausse ou à la baisse ?
  • Quel est le retour sur investissement anticipé ?
  • etc.

La finalité du tableau de bord est d’aider l’entreprise à atteindre et dépasser les objectifs financiers fixés en optimisant les coûts et les dépenses.

Les KPIs

  • Pourcentage de marge bénéficiaire brute ;
  • Pourcentage de la marge opérationnelle ;
  • Ratio des dépenses d’exploitation ;
  • Pourcentage de la marge bénéficiaire nette;
  • Les écarts sur coûts;
  • Les écarts sur résultats.

Agrégation et traitement des données

Toutes les données utiles pour le projet sont stockées dans une base de données que l’équipe a préalablement créée suite à la modélisation des données des différents entrepôts de données nécessaires à leur agrégation.

Les informations à présenter

Le tableau de bord comporte deux sections principales :

La première résume les pertes et profits de l’entreprise

  • Les KPIs : les résultats chiffrés relatifs aux finances de l’entreprise ;
  • L’évolution ainsi que les détails des coûts d’exploitation sur les 12 derniers mois ;
  • L’évolution des bénéfices sur les 12 derniers mois ;
  • Un tableau récapitulatif du compte des résultats.

La deuxième traite des écarts par rapport aux coûts et objectifs fixés par l’entreprise

  • Certains graphiques représentent l’écart entre les chiffres estimés et la réalité;
  • D’autres offrent un résumé des coûts et des résultats estimés en regard à la réalité.

Mise en forme et visualisation

Afin de faciliter la lecture et la navigation, le tableau de bord des coûts sera scindé en deux sections réparties sur deux pages. Les KPIs importants seront exposés de manière visible en haut de page, puis les tableaux et graphiques que nous exposerons ici-bas.

Choix de l’outil

L’entreprise a choisi d’investir dans un logiciel sur mesure pour avoir un outil bien adapté à ses besoins. De même, elle a choisi de confier l’entièreté de son infrastructure informatique à une équipe externe, ce qui lui permet de se consacrer à 100 % à ses préoccupations premières.

 

Le tableau de bord final

Présentation du résultat

Page 1 : Pertes et profits

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Cette section permet d’identifier les différentes pistes d’optimisations possibles pour augmenter les recettes : que ce soit l’augmentation des revenus, la diminution des coûts, ou les deux.

Page 2 : Écarts des coûts et résultats

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Cette partie du tableau de bord permet de rapidement dégager les écarts et rechercher leurs causes, afin que les différents niveaux hiérarchiques responsables puissent les évaluer pour ensuite directement discuter des mesures à prendre afin de remédier aux soucis qui ont été descellés.

 

Aller dans la bonne direction avec le tableau de bord de contrôle des coûts

Les responsables ont rapidement retrouvé des informations importantes dans le tableau de bord qui leur ont permis d’initier une conversation pratique sur la future stratégie de l’entreprise :

  • Adapter ou non le budget en fonction de la saison ?
  • Revoir ou non la répartition du budget ?
  • Investir ou non dans l’acquisition de machinerie plus robuste vue la maintenance nécessaire de celle déjà en place?

Au final, tous ces questionnements issus des données que l’on retrouve dans le tableau de bord de contrôle des coûts leur ont permis, sans aucun doute, d’obtenir une vue d’ensemble et de prendre les décisions qui permettront à l’entreprise de grandir.

 

Article écrit par :

Sébastien, Chargé de projets et analyste sénior

Ma polyvalence à titre d’analyste programmeur cumule plus de vingt années d’expérience au profit de projets d’envergure web et applicatifs. D’être impliqué dans des projets orientés vers la performance et la rentabilité des entreprises me motive à concrétiser des solutions au-delà des limites du réalisable.

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