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Certifié BonBoss

5 trucs pour simplifier la gestion de vos courriels

Lecture de 8 minutes

1) Désactivez les notifications pour les nouveaux courriels entrants

Selon diverses études, il faut en moyenne de 5 à 20 minutes pour retrouver son niveau de concentration initial après avoir été interrompu lors de la conduite d’une activité.   Une interruption peut bien sûr être un collègue s’adressant directement à vous ou encore la nécessité de répondre à un appel téléphonique urgent mais peut également être une simple notification logicielle et en apparence anodine.

Alors qu’il est coutume, lorsqu’on désire « ne pas être dérangé », d’avertir ses collègues à l’avance ou encore de rediriger ses appels entrants vers sa boîte vocale, il est beaucoup plus rare de voir une personne mettre en sourdine les notification de ses diverses applications et cela est encore plus vrai lorsqu’il s’agit d’une application de gestion de courriels.

Pourtant, nous recevons en moyenne entre 30 et 60 courriels par jour et même si toutes ces interruptions ne résultent pas de facto d’une perte de concentration de l’ordre de 20 minutes, elles en ont toutefois le potentiel et souvent, de manière sournoise.  Trop souvent, un courriel à traiter me semblait a priori « facile et rapide » alors qu’au final, j’ai dû y consacrer des dizaines de minutes voir même plus suite à une complication impossible à anticiper lors de sa première lecture.

Personnellement, je ne compte également plus les fois où je m’étais résolu à me concentrer sur une seule tâche importante jusqu’à sa complétion pour finalement accorder de l’attention à un courriel entrant quelques minutes plus tard, la notification indiquant sa venue me faisant oublier la promesse que je m’étais tout récemment faite à moi-même

Certaines études vont encore plus loin et stipulent que même si nous ne répondons pas à ces notifications sur le champ, leur simple vue contribue à une perte de concentration significative sur l’activité en cours, ajoutant encore plus au caractère problématique de l’affichage en tout temps des notifications.  Comment douter?  Imaginez-vous afféré à la tâche et qu’une personne crie votre prénom de temps à autre.  Bien que vous ne répondiez pas à cette personne, votre concentration en sera définitivement affecté d’une manière ou d’une autre.

En conclusion, traitez le pouvoir perturbateur des notifications de vos diverses applications et surtout celles de votre logiciel de gestion de courriels sur le même pied d’égalité que celui de votre appareil téléphonique et restez concentré plus longtemps!

 

2) Récupérez vos courriels à intervalle régulier

Un autre conseil, pouvant être conjugué au premier (recommandé) ou utilisé seul, consiste à la récupération de vos courriels non pas en temps réel, comme nous le faisons presque tous présentement, mais plutôt à intervalle statique et régulier.  Bien qu’il faille une certaine discipline au début, les bienfaits de ce mode de récupération vous feront rapidement oublier les efforts que vous aurez dû au début y investir.

Vous pouvez bien sûr vous discipliner vous-mêmes, en ajoutant à votre signature et votre réponse automatique que vous ne lirez vos courriels que 2 ou 3 fois dans la journée à des heures bien spécifiques et en prenant soin bien sûr (pas de triche!) de pas regarder votre boîte de courriels en dehors de ces moments :

Openmind Technologies - récupération des courriels

Si la volonté vient qu’à manquer, il est toujours possible d’avoir recourt à certains outils vous permettant d’arriver à vos fins. Par exemple, l’extension Chrome Gmelius vous permet de suspendre la réception de nouveaux courriels de manière manuelle (et automatisée via la version payante de l’extension) alors que sous Office 365, vous pouvez simplement désactiver l’envoi/réception automatique ou encore, vous mettre en mode hors-connexion. En procédant ainsi, impossible de répondre à de nouveaux courriels entrants, la récupération de ceux-ci ayant été volontairement suspendue!

En fonctionnant sous le principe de la récupération par intervalle, vous bénéficierez de plus longues périodes continues de concentration et grâce au traitement en lot, vous ferez de la gestion de vos courriels entrants une seule tâche ponctuelle et récurrente plutôt qu’une multitude de petites tâches polluant votre horaire.

 

3) Rendez au courriel le niveau de priorité qu’y lui appartient

Un courriel est une version numérique de la classique lettre à la poste et alors qu’une lettre à la poste revêt rarement un caractère urgent (à ne pas confondre avec important), le courriel a pourtant su, au fils du temps et de manière fort subtile, s’accaparer ce trait de caractéristique. Mais est-ce que ce changement de personnalité est réellement fondé?

Selon plusieurs études, 2 courriels sur 3 ne sont ni urgents ni importants et pourtant, malgré ce constat, nous sommes plusieurs à tenter de récupérer un courriel dès sa réception, phénomène bien sûr grandement amplifié depuis la venue des téléphones intelligents. Que ce soit par réflexe ou par professionnalisme, cette tendance à vouloir répondre à une lettre électronique en temps réel contribue à conférer à ce moyen de communication une priorité dont il n’aurait jamais dû bénéficier et surtout, contribue à générer un stress important auprès de ceux appelés à l’utiliser.
Openmind technologies - urgence courriels

Le sentiment d’urgence n’est pas une mauvaise chose en soi car souvent, il nous pousse à nous dépasser et réaliser des choses qui autrement n’auraient pu être possibles mais pour être bénéfique, il doit être circonscrit et justifié.  Par exemple, une demande verbale d’un supérieur ou encore un appel téléphonique de dernière minute pour une modification pressante peut engendrer pareil sentiment d’urgence mais ces deux moyens de communication ont cependant une chose en commun:  ils n’utilisent pas l’écrit pour s’exprimer.

En effet, depuis longtemps, les humains ont compris que pour une demande précise et durable, mieux vaut l’écrit mais que pour une demande urgente, rien de tel que l’échange verbal et pour cause, en échangeant verbalement, on peut rapidement confirmer la compréhension du récepteur et clarifier au besoin tout questionnement de sa part afin de s’assurer que la demande sera traitée rapidement et adéquatement.

C’est en ce sens qu’un courriel ne peut être un moyen de communication efficace lorsqu’il s’agit de traiter d’une problématique urgente.  Est-ce que malgré tout, certains courriels peuvent être plus importants que d’autres?  Oui bien sûr!  Est-ce que tous les courriels sont assez importants pour qu’on les considère au même titre qu’un échange direct, aucunement.

 

4) Rédigez vos courriels comme si c’était une lettre manuscrite à poster

Qui ne se souvient pas des chaînes de courriels du début des années 2000?  Ces longues suites de courriels, souvent inutiles et lancées dans avec un objectif douteux, auxquelles les gens répondaient ou pire, se chargeaient de transférer à leurs proches.

Bien que le phénomène ait perdu de sa vigueur durant les dernières années lorsque pris dans un contexte social, il semble pourtant s’être maintenant incrusté dans notre contexte professionnel et ne cesse de gagner en force depuis!

Un courriel n’est ni un appel téléphonique ni même un texto.  Ce n’est surtout pas une conversation entre deux personnes, cela est seulement une lettre électronique et une lettre, de par sa nature, doit être précise et concise.  Imaginez-vous rédiger une demande manuscrite puis avoir l’intention de la poster en espérant une réponse claire et rapide quelques jours plus tard de la part de la personne devant la recevoir.  Pensez qu’advenant votre demande mal formulée, la réponse vous parvenant pourrait plutôt en être une demandant plus de précisions et ainsi partirait en fumée votre rêve de recevoir l’information que vous désirez dans les temps impartis.

On peut penser que dans pareil contexte (un contexte qui existait d’ailleurs il y a encore pas si longtemps), où les délais d’envoi et de réception sont importants, vous tâcherai de rédiger la demande la plus précise qui soit, évitant toute ambiguïté et prenant soin de diriger le récepteur là où vous souhaitez afin qu’il puisse en retour satisfaire adéquatement votre demande sans anicroche.

Et bien un courriel, quoiqu’instantané, devrait répondre aux mêmes exigences. Bien sûr, nous manquons tous quelque peu de discipline alors souvent il n’en est rien et la conséquente sont des demandes mal formulées, imprécises et paraphrasées mais pourquoi?  Car on se dit que dans le pire des cas, le récepteur se chargera de nous demander des éclaircissements.  Après tout, envoyer un courriel, c’est l’histoire d’un rien du tout!

S’en suit donc souvent un interminable échange de courriels pour un même sujet, chaque nouveau courriel envoyé se chargeant d’introduire de nouvelles ambiguïtés dans l’échange en cours et allongeant ainsi le temps de traitement de la demande initiale et contribuant à faire augmenter le niveau de stress des parties impliquées.

Rendez-vous service (et à toute personne que vous impliquerez dans l’échange) et travaillez en amont et non en aval, en vous assurant toujours d’avoir la même discipline que vous auriez eue avec une lettre classique lors de la rédaction de tout courriel.  Les quelques minutes de plus que vous consacrerez avant l’envoi vous seront rendues et même beaucoup plus lors de la réception de la réponse et votre correspondant n’en sera que plus heureux  lui aussi.

 

5) Planifier des « rencontres courriels »

Parfois, malgré toute notre bonne volonté, une situation peut être difficile à circonscrire de manière précise et concise par écrit et ainsi réalise-t-on que notre courriel, sensé être relativement long pour les besoins de la cause, est maintenant digne d’une thèse de doctorat de par le nombre de caractères qu’il contient.

Bien qu’il n’existe aucune règle stricte concernant la longueur idéale d’un courriel (du moment que celui-ci est clairement écrit), il en existe au moins une toute simple et allant comme suit:

Openmind technologies - complexité courriels

Maintenant, plutôt que de spontanément communiquer avec la personne à qui s’adresse le message et à moins que la situation ne l’exige réellement, planifier plutôt avec elle une rencontre courriels en personnes où non seulement sera débattue la problématique que vous tentiez de communiquer via courriel mais également toute autre que vous jugerez pertinente, la personne étant maintenant déjà disposée à vous consacrer toute son attention et étant présente devant vous.

Ce faisant, vous contribuerez à réduire le nombre de communications par courriel, traiterez vos dossiers complexes plus rapidement et profiterez de ces occasions pour pouvoir faire le tour de plusieurs autres plus petits requérant l’implication de cette ressource.

 

Quelques statistiques

Office 365 - statistiques

Martin, Technicien informatique

Mon esprit analytique et mon souci du détail font de moi une personne qui oriente toujours ses interventions en fonction des besoins du client.  Mes 20 années d’expérience contribuent à pouvoir orienter les gestionnaires dans leurs prises de décisions relatives aux meilleures solutions TI. Je suis heureux de pouvoir manœuvrer des projets permettant aux entreprises d’optimiser leur productivité grâce à la modernisation de leur support TI.

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